Хранение служебных записок в 1С:Документооборот

Как в 1С:Документооборот организовать хранение служебных записок?

Требуется в 1С:Документооборот организовать хранение служебных записок, чтобы каждый пользователь смог сам создать, заполнить и отправить на рассмотрение адресату служебную записку. Доступ к служебной записке должен быть у автора, его непосредственных руководителей, адресата и других участников процессов.



В 1С:Документооборот под Администратором или пользователем с правами "Ответственный за НСИ" открываем справочник "Виды внутренних документов".

Добавляем новый вид внутреннего документа.

Заполняем основные параметры вида внутреннего документа "Служебная записка".
На закладке "Настройки" нам важны флажки:

  • "Использовать срок исполнения",
  • "Вести учет по адресатам",
  • "Автоматически вести состав участников рабочей группы",
  • "Заполнение рабочей группы является обязательным".

На закладке "Нумерация" определяем нумератор для служебных записок.
Настройка вида внутреннего документа завершена. Нажимаем кнопку "Записать и закрыть".
Теперь перейдем в справочник "Внутренние документы".

Создаем новую папку внутренних документов.

Называем папку "Служебные записки" и переходим в настройки прав доступа по этой папке.
Добавляем группу пользователей "Все пользователи" и даем права на

  • чтение,
  • добавление документов,
  • изменение документов,
  • удаление документов.

Разрешения "Изменение папок" и "Управление правами" не даем, чтобы пользователи не могли переименовать папку, создавать подчиненные папки и менять права в этой папке.
Права на удаление при включенной настройке "Ограничивать доступность полей по состоянию" позволят делать пометку на удаления только в состояниях "Проект", "Не согласован", "Не утвержден" и "Не зарегистрирован".

Таким образом все пользователи смогут в этой папке создавать и редактировать служебные записки свои, своих подчиненных, а также тех служебных записок, в которых они являются участниками процессов, запущенных по служебной записке. Дополнительно кроме прав по папке будут ограничиваться права по рабочей группе, заполнение которой у вида документа обязательно.







31 комментарий:

  1. Добрый день.
    А для чего нужен реквизит "Нормативный срок исполнения" (на закладке "Основные" в карточке вида внутреннего документа) и на что он влияет?
    Чем отличается и как связано с настройкой "Использовать срок исполнения" в той же карточке вида внутреннего документа (на закладке "Настройки")?
    Спасибо.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нормативный срок исполнения из вида документа будет подставлен в карточку документа в поле Срок исполнения. Далее при создании процесса Исполнение на основании карточки документа Срок исполнения будет использован для срока процесса.
      Если у вида документа не установлена настройка "Использовать срок исполнения", то в карточке документа не будет отображаться поле "Срок исполнения".

      Удалить
    2. Спасибо за ответ. Тогда странно почему эти настройки не связаны между собой. Ну то есть поставил "Использовать срок исполнения" и только после этого появилась возможность указать "Нормативный срок". А то получается, что можно поставить "Нормативный срок исполнения", но не поставить "Использовать срок исполнения".

      Удалить
  2. Владимир, добрый день. Спасибо Вам за интересный материал. Всё понятно, за исключением одного: как через настройку "Ограничивать доступность полей по состоянию" разрешить пометки на удаление в зависимости от состояния документа ? У меня (1С:КОРП редакция 1.3.3.7) в этой настройке можно регулировать только доступность полей документа, но нет регулировки действий с документом в целом. Эта возможность появилась в более поздних версиях данной конфигурации ?
    С уважением - Артур

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В 1С:Документооборот возможность пометки на удаление не регулируется настройками доступности полей по состоянию. Для этого нужно настраивать права по папке. В настройке прав по папке есть колонка "Удаление" - в ней можно разрешать или запрещать помечать на удаление документы.

      Удалить
    2. Владимир, спасибо за ответ. Получается, что нет никакой возможности разрешить пользователям удаление документов в зависимости от их состояния (скажем, в состоянии "проект" документ удалять можно, а во всех остальных состояниях - нет) ?

      Удалить
    3. Настройками доступности полей по состоянию в 1С:Документооборот разрешить удалять документы не получится.
      Можно решить эту задачу через настройки прав доступа по папкам.
      Например, в папке "Приказы" нет прав на удаление. Делаем подпапку "Проекты приказов" в которой разрешаем удалять. Далее делаем в 1С:Документооборот через механизм бизнес-событий перемещение зарегистрированных документов из папки "Проекты приказов" в папку "Приказы".

      Удалить
  3. Добрый день, можно ли добавить в рабочую группу ранее зарегистрированных документов роль(например делопроизводитель) с помощь групповой обработки.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. С помощью какой групповой обработки типовой конфигурации 1С:Документооборот Вы хотите добавить роль в рабочую группу документа?

      Удалить
    2. Можно вручную добавить роль в рабочую группу зарегистрированного документа при наличии соответствующих прав. Или написать обработчик бизнес-события, чтобы роль сама добавлялась в рабочую группу документа при записи или регистрации.

      Удалить
    3. Спасибо за ответ, я думал с помощью "Групповое изменение объектов" возможна такая операция.

      Удалить
    4. В обработке "Групповое изменение реквизитов" добавлять в рабочую группу не получится, т.к. рабочая группа хранится не в самом справочнике ВнутренниеДокументы, а в регистре сведений РабочиеГруппы.

      Удалить
  4. Добрый день, можно ли ограничить права доступа:
    Для заявок на платеж должно действовать правило, что каждый сотрудник может иметь доступ на чтение любых заявок на платеж, которые назначены на исполнение подразделению, в котором он работает, и на изменение всех заявок на оплату, автором которых является

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В папке Заявки на платеж делаете права всем на редактирование. При отправлении заявки на платеж вручную (или автоматически через бизнес-событие) надо указывать в рабочей группе заявки группу пользователей с тем подразделением, куда отправляется заявка на исполнение.

      Удалить
    2. Спасибо Владимир! Получается, что в таком случае права на изменения будут иметь все сотрудники, входящие в рабочую группу?

      Удалить
    3. Да, но в дополнении будут действовать настройки доступности по состоянию для реквизитов карточки, которые Вы также можете настроить.

      Удалить
  5. Добрый день.

    как я могу автоматически отредактировать рабочую группу, а именно - убрать оттуда всех пользователей, которые неактивны (уволены).
    Как только добавляют нового пользователя в "Рабочую группу" - система выдает ошибку "{ОбщийМодуль.РаботаСРабочимиГруппами.Модуль(1475)}: Нарушение общих настроек доступа при расширении рабочей группы.
    Пользователю ХХХХ ХХХХ ХХХХХ нельзя назначить доступ "Изменение".
    Проверьте политики доступа и настройки прав папки."

    Пользователь ХХХХ - уволен.

    версия 2.1.7.9

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Уволенным сотрудникам нужно просто поставить галочку Недействительный.
      А Вы уволенному сотруднику изменили права? Теперь у него нет прав на документ, а раньше были?

      Удалить
    2. Галочка "Недействительный" стоит. Права на документ были. Посте того, как поставили галочку "Недействительный" - при попытке редактирования "Рабочей группы" - выдает ошибку.

      Удалить
    3. Может исключили из роли, подразделения или рабочей группы?

      Удалить
    4. в рабочей группе документа светиться серым цветом и стоит галочка "Изменение".

      Удалить
    5. Концепция прав доступа предполагает, что уволенные сотрудники не должны удаляться из рабочих групп документов, чтобы их непосредственные руководители продолжали иметь доступ на эти документы.

      Удалить
    6. Скорее всего Вы как-то поменяли настройки прав доступа в 1С:Документооборот и теперь уволенный сотрудник не имеет права на документ, поэтому перезаписать его и не получается. Поэтому либо верните права либо удалите уволенного сотрудника из рабочей группы.

      Удалить
    7. ну вопрос как раз так и звучал как мне автоматом отредактировать рабочие группы более чем в 1000 документов.

      Удалить
    8. Типовыми средствами никак. Нужно писать обработку.

      Удалить
  6. Добрый день!
    версия 2.1.7.9
    Вопрос такой, Внутренние документы, согласование договоров. Рабочая группа.
    У нас при согласовании договоров активно используют "Рабочие группы". Пришел новый юрист, приходит к нему документ на согласование (в рабочей группе он есть), в нем есть ссылка на связанный документ, в котором юриста нету в рабочей группе и соответственно он не видит этого документа.
    Вопрос, как в старые документы добавить нового юриста?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Попробуйте юристов сделать локальными администраторами по договорам.

      Удалить
    2. спасибо за ответ.

      Удалить
    3. Тоже возникала задача массового изменения состава рабочей группы для части документов - и я не нашёл, как это сделать штатными средствами. Что, конечно, странно... групповое изменение реквизитов - есть. Но, в нем нет группового изменения рабочей группы...

      Удалить