Папки внутренних документов

Как правильно организовать структуру папок внутренних документов в СЭД?

В сэд от 1С внутренние документы можно хранить только по папкам, в отличие от входящих и исходящих документов. Чтобы пользователь мог сохранить карточку внутреннего документа, он обязательно должен указать папку. От правильной структуры папок зависит удобство работы пользователей и администрирования СЭД, поэтому очень важно подойти к организации структуры папок внутренних документов системно.


Организация папок внутренних документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

Перед началом проектирования структуры папок внутренних документов в 1С:Документооборот нужно сделать "классификацию видов внутренних документов".
Папка на карточке внутреннего документа по умолчанию заполняется значением папки, в которой пользователь создал новый внутренних документ, но этот реквизит можно изменить.
В своей практике встречал немало разных структур папок внутренних документов в СЭД 1С ДО и если все их обобщить, то можно выделить следующие варианты:

  1. по организациям,
  2. по подразделениям,
  3. по видам документов,
  4. смешанно (по подразделениям и видам),
  5. по логическим группам видов документов (правильный вариант).

Первые четыре варианта не являются оптимальными с точки зрения требований, которых мы должны стремиться придерживаться при организации структуры папок внутренних документов:

  • Количество уровней иерархии папок не должно превышать 3-х (сильно вложенные структуры усложняют навигацию и поиск нужной папки для пользователей).
Представьте себе какого будет пользователю последовательно открывать подчиненные папки: Договоры -> аренды -> оборудования -> кранов -> Центр -> МО.
  • Структура папок внутренних документов не должна повторять существующие классификации, которые у нас уже используются для карточек, например, по видам внутренних документов, по грифам доступа, по вопросам деятельности, подразделениям и организациям (нет смысла дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах и заставлять пользователей заполнять ее дважды).
Если у нас уже есть вид внутреннего документа "Договор аренды", то зачем делать такую же папку "Договоры аренды". Проще сделать одну папку на все виды договоров и назвать ее "Договоры".
  • Папки должны называться понятными для всех сотрудников организации терминами (чтобы уменьшить ошибки при создании и поиске документов).
По папкам внутренних документов задаются права на чтение, добавление, изменение и удаление документов.

И если на документы нужно организовать доступ по-разному, то возможно придется делить папку на несколько папок. Но надо помнить, что кроме папок права доступа на внутренние документы еще можно настроить по организациям, грифам доступа, видам документов, корреспондентам и рабочим группам.
Рассмотрим структуру папок внутренних документов, которая присутствует в демо-версии 1С:Документооборот КОРП в релизе 2.0.11.1.
Данная структура построена по смешанному принципу. Здесь есть и папки по подразделениям и папки по видам документов. Так делать крайне не желательно, так как пользователю не понятно куда идти: в свое подразделение для создания нового документа или искать папку по виду документа.
В типовой методике документооборота от 1С заполнение структуры папок внутренних документов производится более правильно. Но и она не идеальна.


Правильная структура папок внутренних документов должна быть организована по логическим группам видов документов. Чем меньше папок будет, тем лучше. Объединяем похожие виды документов, для которых можно назначить одинаковые права, в одну группу и делаем для этих документов одну папку. Приведем примеры.
  • В типовой методике документооборота на папку "Локальные нормативные акты" права определяются одинаково на все подчиненные папки. Поэтому нет смысла делать столько подпапок. Оптимальнее оставить одну папку верхнего уровня.
  • В демо-версии 1С:Документооборота на все договора права по папкам определяются одинаково. Поэтому оптимальнее сделать одну папку: "Договоры".

4 комментария:

  1. Здравствуйте. Спасибо за Ваши статьи. В связи со всем этим многообразием внутренних документов возник вопрос: а можно ли сделать уникальные формы ввода для каждого из типов документа?

    Например, у нас один тип исходящих - письма. И я настроил экранную форму так, как нужно: скрыл необязательные роля, перенёс не вкладку "реквизиты" поля с вкладки "Свойства". В общем, сделал удобную для заполнения форму. И распространил эту настройку всем пользователям.

    А вот с внутренними документами так не получится: настройка "внутренний документ (форма элемента)" - одна для любых типов внутренних документов. И, получается, настроить внешний вид экранной формы можно только для какого-то одного типа, что не правильно...

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. система запоминает настройку для каждого вида документа

      Удалить
  2. Здравствуйте!
    Внедряю ДО, столкнулся с проблемой - как организовать папки внутренних документов при учете документооборота в холдинге из трех юридических лиц?
    К примеру, я хочу сделать так:
    -Договорная деятельность
    --Организация1
    ---договоры поставки
    ---договоры закупки
    --Организация2
    ---договоры поставки
    ---договоры закупки
    ---договоры аренды
    --Организация3
    ---договоры поставки
    ---договоры закупки
    и т.д., по каждому виду внутренних документов. Понимаю, что это не совсем оптимально, но, с учетом разграничения прав по организациям, более ничего придумать не могу. Наверняка у вас был не один подобный вариант внедрения, подскажите приемлемый вариант, пожалуйста!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Делайте две папки
      ---договоры поставки
      ---договоры закупки
      Права по организациям можно задать в политиках доступа.

      Удалить