Контроль исполнительской дисциплины

Процедура контроля исполнительской дисциплины

Исполнительская дисциплина и понятие контроля

Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.
Контроль - это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.
Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой. Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Виды поручений. Поручения по документам и поручения (указания) общего характера

Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.
При отработке документов следует различать понятия:
  • «исполнение документа»;
  • «поручение по документу».
Отработка документа включает в себя задания по исполнению документа, (либо по ознакомлению с документом) по результатам его рассмотрения или утверждения (подписания). Эти задания имеют жесткую привязку к этапу жизненного цикла документа. После завершения задания (или нескольких заданий) по «исполнению документа» – документ будет являться исполненным и должен быть помещён в дело.
Поручения по документу - могут быть выданы на любом этапе жизненного цикла документа. Завершение «поручений по документу» - не изменяет состояние жизненного цикла документа. Поручения выдаются руководителями:
  • на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
  • до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
  • одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).

Оформление поручений. Поручения, оформленные документами и поручения-задания

Документально поручения оформляются:
  • в распорядительных документах;
  • резолюциями на входящих и внутренних документах.
В распорядительных документах и резолюциях, пункты, содержащие конкретные указания конкретному исполнителю - будут являться «поручениями» по документу.
Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей. Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом - должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно. Централизованному учёту и контролю в секретариате могут подвергаться только распорядительные документы (и резолюции) руководителя организации, и его заместителей.
Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением. Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.
Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:
  • в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
  • в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.
Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.
Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:
  • по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
  • по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.
При использовании СЭД фиксация бездокументных поручений производится в виде заданий (задач) СЭД:
  • руководством в отношении подчинённых - самостоятельно;
  • уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.

Комплекс действий по контролю исполнения. Постановка документов на контроль

Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.
Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:
  • все виды распорядительных документов по основной деятельности;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).
Основными задачами комплекса действий по контролю исполнения являются:
  • учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
  • корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
  • информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
  • напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
  • фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
  • анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Виды и порядок контроля

Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
В контроле исполнительской дисциплины выделяют:
  • контроль по существу решения вопроса;
  • контроль сроков решения вопроса.
Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу). Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.
Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).
Контролёр по существу - имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.
Контроль сроков исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.

Снятие документа или поручения с контроля

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам.
Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.
Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию - он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться - анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Основные задачи контроля за сроками исполнения документов:
  • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов «на контроле»;
  • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
  • выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В 1С:Документооборот есть отчет "Справка об исполнительской дисциплине". Этот отчет можно формировать в СЭД или настроить регулярную отправку на электронную почту.

Комментариев нет:

Отправить комментарий