Главная → База знаний → Работа с реестрами документов в «1С:Документооборот 3.0»
Как работать с входящими и исходящими документами
Автор: Владимир Лушников | Последнее обновление: 26 июля 2023
Буквально год назад мы подробно разбирали все нововведения и отличия версий 2.1 и 3.0, с релизом которой начался новый интересный этап в развитии корпоративных российских систем электронного документооборота (СЭД). В частности такие вопросы:
- Как устроены бизнес-процессы в 1С:Документооборот?
- С чего начать внедрять классическое делопроизводство и учет договоров?
- Как организовать регистрацию входящих и исходящих документации?
В этой статье подробно расскажем как управлять реестрами документов. Разберем правильную настройку карточек документов, раздельный учет и обработку входящих и исходящих, а также отправку бумажных оригиналов через интеграцию с «Почтой России».
Темы управления договорами и внедрения электронного делопроизводства на живых примерах подробно рассмотрены в авторском видеокурсе по 1С:Документооборот.
Содержание:
Входящие документы
Входящие в электронном документообороте — это документ, полученный организацией извне. Это может быть письмо, сообщение, факсимильная копия, договор, отчет, заявка, протокол или любой другой документ соглсования бизнес-процессов, направленный организации от клиента, партнера, поставщика или государственного органа.
Входящий документ требует обработки, оценки, классификации и регистрации, а затем передается соответствующему сотруднику или отделу для принятия решения, ответа или дальнейшей обработки.
Исходящие документы
Исходящие документы, напротив, создаются внутри организации и предназначены для отправки за ее пределы. Исходящие часто требуют согласования, подготовки, проверки, подписи или утверждения со стороны соответствующих сотрудников или отделов, а затем они отправляются адресату по почте или систему оператора ЭДО.
Электронный документооборот упрощает и автоматизирует процесс отправки исходящих документов, сокращает время доставки и повышает эффективность коммуникации и взаимодействия с внешними контрагентами.
Работа с документами в «1С:Документооборот 3.0» по-новому
Компании, любой формы организации предпринимательской деятельности, создают, подписывают и хранят документы в электронном виде, к формам и содержанию которых применяются единые требования. В марте 2023 года, фирма «1С» выпустила обновленную версию 3.0.10.20 типовой редакции «1С:Документооборот КОРП» со значительными улучшениями.
Весь документооборот и деловая переписка современной фирмы, должна пройти обязательно регистрацию и обработку согласно требованиям российского законодательства. Юридическая сила документов напрямую зависит от их правильного составления, чтобы служить подтверждением предпринимательской деятельности для налоговой службы и решения споров в судах.
Давайте детально рассмотрим, как осуществляется рабочий процесс документооборота в обновленной версии и какие технические возможности внедрили, на основе пользовательских пожеланий к интерфейсу программы «1С:Предприятие».
Важным изменением является наличие справочника «Документы предприятия», который объединяет внутренний, входящий и исходящий документооборот. Посмотрите видео ниже.
Если раньше для поиска необходимого вида документа требовалось перемещаться между тремя отдельными справочниками, то сейчас весь перечень документов содержится только в одном. Находить требуемый регламент или накладную стало намного проще, так как разработаны системные фильтры для поиска. Основные отличия:
✅ Появился удобный предпросмотр карточки документа и задач с ним связанных;
✅ Добавилась возможность настроить фильтры под конкретного пользователя.
❗Привычное разделение на документопотоки также сохранилось: настройки остались в «Вид документа» (теперь это единый интерфейс). Для каждой настройки открываются свои реквизиты.
Как группировать документы в реестры
В версии 3.0, документы группируются в отдельные реестры, где настраивается и их видимость. Нужные реестры появятся на рабочем столе компьютера у тех работников, которым они потребуются для выполнения задач. Создать их можно столько, сколько нужно, что дает возможность вести учет входящих и исходящих документов. Этим занимается администратор, отвечающий за НСИ.
Справочник «Реестры» — позволяет самостоятельно сгруппировать документы в одну папку. Например, «Входящие документы», «Исходящие документы», «Договора» или кадровая документация.
Сотруднику, работающему только с входящей корреспонденцией, не требуется весь перечень имеющихся документов. Теперь он имеет допуск к реестру только определенных видов документов, а прочие реестры просто не отображаются из навигации.
Интерфейс программы - Реестры документов на рабочем столе сотрудника.
Поиск документа организовывается с помощью фильтров, которые размещены в поле отбора (организация, период, тематика, важность и тд). Посредством фильтров документ отыскать стало проще.
Область Фильтры, с помощью которой можно искать документы в системе.
В карточке реестра указывается наименование, их виды и группы (документы и мероприятия), входящие с реестр, а также видимость.Также, можно установить и рекомендованные настройки для списков документов и карточек. С введением справочника «Реестры», появился единый журнал документов, поиск стал удобнее и проще.
Что изменилось в карточках документов
В карточках размещаются необходимые данные по нужному документу. Если сотрудник вносит в систему новый файл, то карточка откроется в закладке «Реквизиты». Так же, в полях появилась команда - проверить орфографию, и доступен просмотр данных о контрагентах, его контактах, телефонах и электронных адресах.
Какие реквизиты входят в карточку документа:
- Основные ( часть из них заполняется «по умолчанию»);
- Обязательные ( с последующим предупреждением, если пользователь их не заполнил)
- Функциональные (1) «Записать», (2) «Зарегистрировать», (3) «Создать на основании» и (4) «Печать».
Интерфейс функциональных реквизитов документа.
В зависимости от выбранного вида документа (например, установленный флажок на «является исходящей корреспонденцией»), включатся все нужные реквизиты и их состав.
Настройка параметров вида документации.
Карточка входящего документа содержит все необходимые базовые поля: «Организация», «Адресат», «Получен», «Отправитель» и данные о подписанте документа.
Соответсвенно, и в исходящей карточке содержатся поля: (1) «Организация», (2) «В ответ на», (3) «Получатель», (4) «Адресат», (5) «Номер получателя», (6) (7) «Способ отправки» и «Дата».
В прошлой версии реквизиты перемещались в папку без систематизации.
В «1С:Документооборот 3.0» не нужно искать реквизиты вручную, так как их можно создать и разместить в нужном месте карточки. Если потребуются дополнительные реквизиты, их так же можно с помощью настроек разместить с основными.
Интерфейс добавления дополнительных реквизитов.
Внедрение связей между учетными карточками
Получить данные , о связанных между собой документах, теперь можно в новом окне - «Связи карточек документов», с возможностью управлять ими: добавлять, создать отчет, помечать как «важные» и удалять.
Связи, отображаемые системой имеют з уровня, с последующим изменениями, если потребуется программа создаст их при исполнении конкретных команд.
Например, связь сформируется, если в карточке документа - «в ответ», выбрать другой входящий документ, в содержании которого даётся ответ.
«Гиперссылка» дает возможность видеть связь между ними из любых карточек документов.
Регистрация документов
В программе предусмотрена регистрация документов, поступающих от юридических и физических лиц и тех, что отправляются по внешним адресам от предприятия. Присвоение номера настраивается автоматически, с указанием вида документа и для каких подразделений, агентов и вида деятельности он будет установлен.
Нумератор входящие/исходящие документы.
В номер регистрации включаются индексы объектов, например, вид документа, подразделение и тд.
Лучше использовать автоматическую нумерацию системы, так как она позволит избежать неточностей и накладок, возможных при ручном вводе данных.
Обработка документов
В системе «1С:Документооборот 3.0» обработка документов стала проще, а настраивать легче.
В закладке «Обработка», отображается весь цикл работы с документом, в том числе, его дальнейшее направление. Заходить в новое меню для просмотра прошлых и настоящих процессов больше не требуется, так как все размещено в одном окне.
Исполнители получают и фиксируют в карточке задачи, например «согласовать договор» или «подготовить совещание», на основе изданного документа.
Пример. Резолюция в карточке (согласование договора).
В программе предусмотрено устанавливать контролирующего сотрудника, которому после выполнения поручения исполнителями, придет задача - «Проверить результаты исполнения». Форма «На контроле» устанавливает время исполнения, даже если поручения в процессе работы переправляются другим сотрудникам или подразделениям.
Пример задачи - «Исполнение» на основании входящего документа.
Для каждого вида документов есть возможность обозначить регулятивный срок выполнения, который высчитывает установленный срок по календарю при создании документа.
Отслеживание задач на контроле.
Реестр прав доступа
В новой версии больше не нужно отдельно настраивать разрешения, как специальные, так и общие, на доступ к объектам. Теперь право доступа к документам автоматически назначается тем сотрудникам, которые являются участниками процесса обработки документа:
- Участники задачи;
- Мероприятия;
- Проекта.
Например, если сотрудник являются исполнителями или участниками документооборота, где задействован документ. Теперь осуществлять работу с документами, к которым ограничен доступ, стало намного проще.
Назначение прав доступа по группам или проектам.
Передача и отправка бумажных документов
Как наладить работу фирмы с системой «1С:Документооборот КОРП 3.0», если еще используется смешанный документооборот. Входящая документация, в ее подлинном бумажном виде , поручается назначенному лицу, в случае, если исполнитель не один.
Вся информация, о передаче документа конкретному сотруднику отражается в «Журнале передачи», в его карточке регистрации.
Скриншот - Передача и отправка бумажных оригиналов.
Интеграция 1С:Документооборота с «Почтой России»
Оригинальные документы в их бумажном виде, часто оправляют адресатам обычной почтой. На заполнение и отправку заказов порой требовалось огромное количество времени, что нередко вызывало ошибки и денежные потери. Упростить задачу сотрудникам, призвана интеграция 1С со сторонним почтовым сервисом - «Почтой России».
Готовая интеграция с «Почтой России» реализована в Академическом ГиперРасширении.
Почтовые отправления выгружаются в личный кабинет отправителя, выдается трек-номер, присвоенный при выгрузке. При оформлении заказов доступен выбор автоматического отправления посылок - в конце дня, недели или до набора определенного количества посылок.Ссылка на отправление появится в карточке документа, во вкладке «Обзор».
Создание почтового отправления «Почты России» в интерфейсе «1С:ДО».
В случае, если отправление не создалось, то появится подсказка, «отправление не создано».
Программа откроет карточку отправления в новом окне, где большинство полей будут уже заполнены. Если значения необходимо изменить, то это можно сделать вручную. (рис. 18).Все заказы, отправленные почтой, остаются в справочнике «Почтовые отправления», где образовываются в один пакет, загружаются в кабинет отправителя, с автоматически обновленными регламентным заданием, статусами.
Справочник статусов и корреспонденции «Почтовые отправления».
Частые вопросы
1) Можно ли снять копию с входящих документов из карточек?
Скопировать учетную карточку можно, но без файлов исходного документа.
2) Можно ли отобрать нужный документ из входящих, по номеру и дате регистрации?
Да, если документы зарегистрированы в системе.
3) Сколько видов входящих документов может сохранить программа?
Ограничений по видам нет.
4) Какие связи между документами предусмотрены в новой версии программы?
Связи образуются как единичные, так и множественные, обязательные и необязательные, с автоматической обратной связью и без.
5) Если вид документа не обозначен в настройках, можно ли определить связь?
Связь определяется из любого документа определенного типа.
6) Какой функционал предусмотрен для связей ?
Для связей доступны опции открытия, изменения, дополнения, создание отчета и удаления.
7) Что произойдет при разрыве двусторонней связи?
Автоматический поиск и удаление связи.
Выводы
Программа «1С Документооборот» в новой версии 3.0 значительно улучшила и облегчила работу фирмам при переходе на цифровые коммуникации. Функции, с которыми в предыдущих версиях мог управляться только администратор 1С, теперь справиться любой квалифицированный сотрудник.
Был усовершенствован практически каждый раздел. И в целом, работать стало проще и понятнее.
Есть вопрос? — Поделитесь вашим мнением в комментариях
Другие статьи
Видео про настройки наследование обработки связанного документа в 1С Документооборот 3.0 от Академии 1С ДО. Довольно часто обработка документов второго уровня (доп соглашения, спецификации и т.д.) согласуются тем же составом сотрудников, что и договор-основание, как настроить можно изучить в этой статье видео-инструкции.
Ключевые отличия новой редакции 1С:Документооборот 3.0 от версии 2.1. Пожалуй, самое революционное отличие 1С:Документооборот 3.0 — новая логика обработки документа, новые возможности по работе с файлами, единые справочники, единые справочники, простота и удобство совместной работы.
авторизуйтесь