Академия Документооборота

  • Видеокурсы
  • Расширение
  • Скрипты
  • Лицензии
  • Академия
  • Внедрение
  • ЭДО
  • Клуб
  • Вебинары
  • Статьи
  • Блог
  • ЛК

Академия Документооборота

  • Главная
  • Видеокурсы
  • Расширение
  • Скрипты
  • Лицензии
  • Академия
  • Внедрение
  • ЭДО
  • Клуб
  • Вебинары
  • Статьи
  • Блог
  • ЛК

Что такое документ и как он используется 1С:Документооборот 8?

В 1С:Документооборот 8 используются разные типы хранилищ для документов - это и файлы, и документы (входящие, исходящие, внутренние). Что же такое документ и как его правильно использовать в программе 1С:Документооборот?

Согласно ГОСТ 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":


  • «документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
  • «официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».


Ранее ГОСТ Р 51141-98 определял эти термины несколько иначе:


  • «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
  • «официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».


В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" документ (record) определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Как видим, термин документ в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 больше соответствует термину официальный документ в ГОСТ 7.0.8-2013.


В разделе 7.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определено, что "документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности". Там же определены характеристики документа:


  • Аутентичность (документ является аутентичным, если он: соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе).
  • Достоверность (достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности).
  • Целостность (целостность документа определяется его полнотой и неизменностью; необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения).
  • Пригодность для использования (пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать).


Европейская спецификация MoReq2 "Типовые требования к управлению электронными официальными документами" вводит такие понятия документов:


  • Document – это записанная информация или объект, которые могут быть обработаны как отдельная единица. Переводится как "документ", "неофициальный документ", "информационный документ". Означает любой информационный материал, рассматриваемый как отдельная единица.
  • Record – информация, составленная, полученная и сохраняемая организацией или лицом, как свидетельство в соответствии с требованиями закона или бизнеса. Дословный перевод "запись" не используется в российской делопроизводственной практике. Переводится как "официальный документ". Информация, значимая для компании, выступающая как свидетельство решений, событий. Официальный документ (Record) хранится и обрабатывается особым образом. Основное свойство официального документа – его неизменность. Официальный документ проходит процедуру классификации, регистрации и защиты от внесения изменений.
  • Authoritative Record (правовой официальный документ) – это официальный документ со следующими характеристиками: аутентичность, надежность, целостность, пригодность к использованию. Цель системы управления документами должна состоять в том, чтобы официальные документы, хранимые в них, являлись правовыми.


В следующей таблице приведено сравнение этих трех понятий:

Какие же хранилища данных используются в 1С:Документооборот 8 для разных терминов 1С:Документооборота?

На следующей схеме показана структура хранения информации в 1С:Документооборот 8 в соответствии с этими понятиями:

Можно выделить следующие особенности обработки документов в 1С:Документооборот:


  • Файлы и проекты документов можно модифицировать.
  • Зарегистрированные документы защищены от изменения.
  • Проекты документов после регистрации становятся официальными документами.


В системе электронного документооборота 1С ДО документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. В статье "Классификация видов внутренних документов" рассказывается о том, как в 1С:ДО можно разделить внутренние документы на разные группы.

Для того чтобы оставить комментарий —
авторизуйтесь
{"signature":"712a3493d4f0933d7714862fd8052d94","accountUserId":-1,"values":{"object_type_id":3,"object_id":2234277,"max_level":2,"level":1,"page_size":40,"disable_comments":false,"disable_new_comment":false,"edit_mode":false,"group":null,"params":{"params":{"sourceUrl":"\/2015\/11\/dokument-v-1s-dokumentooborot-8.html"}},"comment_class":"","comment_class_callback":null,"data":[],"level_directions":{"1":"desc"},"level_show_send_button_always":{"1":true},"editable_comments":false,"show_online_user_count":true,"collapsible":false,"object_attributes":[],"level_form_submit_on_enter":{"1":true},"own_user_id":null,"invert_own_user":false,"enable_subscribe":false,"disable_links":null,"window_style":null,"template_owners":[]}}
{"signature":"99e3e96a6f9d58a876a109411f7de9b4","accountUserId":-1,"values":{"object_type_id":10,"object_id":456806841,"max_level":2,"level":1,"page_size":40,"disable_comments":false,"disable_new_comment":false,"edit_mode":false,"group":null,"params":{"params":{"sourceUrl":"\/2015\/11\/dokument-v-1s-dokumentooborot-8.html"}},"comment_class":"","comment_class_callback":null,"data":[],"level_directions":{"1":"desc","2":"asc"},"level_show_send_button_always":{"1":true},"editable_comments":false,"show_online_user_count":true,"collapsible":false,"object_attributes":[],"level_form_submit_on_enter":{"1":false,"2":true},"own_user_id":null,"invert_own_user":false,"enable_subscribe":false,"disable_links":false,"window_style":null,"template_owners":[]}}
Денис Ефимов удалить
Владимир, в ДО можно ограничить размер одного файла в документе.
А можно ли ограничить СУММАРНЫЙ объем файлов для документа?
или отменить редактирование
Нравится • Ответить
{"signature":"086e1d4ea257af524872488f616525cb","accountUserId":-1,"values":{"object_type_id":10,"object_id":456806841,"max_level":2,"level":2,"page_size":40,"disable_comments":false,"disable_new_comment":false,"edit_mode":false,"group":null,"params":{"params":{"sourceUrl":"\/2015\/11\/dokument-v-1s-dokumentooborot-8.html"}},"comment_class":"","comment_class_callback":null,"data":[],"level_directions":{"1":"desc","2":"asc"},"level_show_send_button_always":{"1":true},"editable_comments":false,"show_online_user_count":true,"collapsible":true,"object_attributes":[],"level_form_submit_on_enter":{"1":false,"2":true},"own_user_id":null,"invert_own_user":false,"enable_subscribe":false,"disable_links":false,"window_style":null,"template_owners":[]}}
{"signature":"0f4dae511e5a6f2f42ea8e08d227d88f","accountUserId":-1,"values":{"object_type_id":10,"object_id":456806866,"max_level":2,"level":2,"page_size":40,"disable_comments":false,"disable_new_comment":false,"edit_mode":false,"group":null,"params":{"params":{"sourceUrl":"\/2015\/11\/dokument-v-1s-dokumentooborot-8.html"}},"comment_class":"","comment_class_callback":null,"data":[],"level_directions":{"1":"desc","2":"asc"},"level_show_send_button_always":{"1":true},"editable_comments":false,"show_online_user_count":true,"collapsible":false,"object_attributes":[],"level_form_submit_on_enter":{"1":false,"2":true},"own_user_id":null,"invert_own_user":false,"enable_subscribe":false,"disable_links":false,"window_style":null,"template_owners":[]}}
Владимир Лушников удалить
Нельзя.
или отменить редактирование
Ср 10 Авг 2022 Нравится
Политика конфиденциальности.


*Организация Meta, а также её продукты Instagram и Facebook, на которые мы ссылаемся на сайте, признаны экстремистскими на территории РФ.

    Продукты



  • Видеокурсы
  • Расширения
  • Лицензия 1С
  • Внедрение
  • Аудит
  • Скрипты
  • Linux

    Компания



  • О компании
  • Реквизиты
  • Вакансии
  • Контакты

    Материалы



  • База знаний
  • Вебинары
  • Клуб

    Новости



  • VK
  • YouTube
  • Instagram*
  • Facebook*
  • Блог
  • Дзен