Как взять платежи под контроль с помощью «1С:Документооборота 3.0 ПРОФ»

Несогласованные расходы и потерянные заявки на оплату могут привести к кассовым разрывам. Компания тратит деньги, которых не было в плане, а важные счета остаются неоплаченными. В результате возникают задержки в работе и штрафы.

На вебинаре Академии Документооборота показали, как выстроить понятный процесс работы с платежами с помощью «1С:Документооборота 3.0 ПРОФ».

Во многих компаниях заявки на оплату собирают вручную в Excel, а согласование проходит по электронной почте или в мессенджерах.

У такого подхода есть несколько слабых мест:

• документы и сообщения теряются в переписке;

• согласование занимает больше времени;

• сложно восстановить историю и понять, кто одобрил платёж;

• у руководителя и финансового директора нет единой картины по заявкам.

В итоге платежами приходится управлять вручную, а риск ошибок и задержек растёт.

Процесс состоит из трёх основных шагов.

Сначала инициатор создаёт в системе заявку на оплату. В ней можно указать получателя, сумму, срок, ответственного и другие необходимые данные.

Затем заявка поступает директору или финансовому директору на согласование. Руководитель видит саму заявку и может принять решение по платежу в системе.

После согласования бухгалтер получает задачу на проведение платежа и отражает его в учётной системе. На вебинаре этот принцип сформулировали просто: «Нет визы — нет платежа». До бухгалтера доходят только заявки, одобренные директором.

Согласование при этом проходит в «1С:Документообороте 3.0 ПРОФ», а для учёта могут использоваться «1С:Бухгалтерия» или «1С».

Во время практической части на примере заявки на закупку материалов показали:

• создание заявки на оплату;

• заполнение получателя, суммы и срока;

• отправку заявки на согласование;

• работу руководителя с задачей на согласование;

• состояние заявки после согласования и исполнения;

• отчёты по просроченным и исполненным заявкам.

Все участники работают с одной заявкой и видят её текущее состояние. Руководителю проще контролировать платежи, а бухгалтер получает понятное основание для работы.

На вебинаре представили формат быстрого запуска. Сначала систему разворачивают на сервере по типовым сценариям, затем настраивают и тестируют вместе с ключевыми пользователями, после чего передают в эксплуатацию.

Перед началом проекта проводится бесплатное экспресс-обследование бизнес-процесса продолжительностью 30–60 минут. После него формируются условия проекта, фиксированная цена и срок запуска. Заявленный срок внедрения — до 20 дней.

«1С:Документооборот 3.0 ПРОФ» помогает собрать заявки на оплату в одном месте, закрепить порядок согласования и контролировать их исполнение. В результате руководитель видит, какие платежи запланированы и согласованы, а бухгалтер работает только с одобренными заявками.

Посмотреть запись вебинара

Записаться на экспресс-обследование