Самый детальный видеокурс по 1С:Документооборот

Управление договорами в 1С:Документооборот

Как управлять договорами в 1С:Документооборот?

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: коммерческие предложения, договоры, дополнительные соглашения, приложения к договорам (спецификации, календарные планы), и прочие. Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.
В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.


Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/


Виды документов договоров


Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

  • Доходные договоры,
  • Затратные договоры,
  • Дополнительные соглашения к договорам,
  • Соглашения,
  • Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.
При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:

  • использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
  • вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
  • вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
  • варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
  • учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
  • учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
  • учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".

Права доступа и папки внутренних документов договоров

Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.

Карточка документа-договора

Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:
Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:

  • номер договора,
  • дата заключения договора,
  • контрагент,
  • срок действия,
  • сумма,
  • и другие.

Для договоров будут полезны следующие скрипты:

// ФИО_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал.Наименование, 2);

// ФИО_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Наименование, 2);

// Должность_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал).Наименование, 2);

// Должность_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Должность, 2);

// ОснованиеПодписантаКонтрагентаВторойСтороны
РезультатОбработки = "" + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "Действует на основании") + " " + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "№ доверенности");

// АдресКонтрагентаВторойСтороны
Для Каждого КонтИнформация Из Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Сторона.КонтактнаяИнформация Цикл
Если Строка(КонтИнформация.Вид.Наименование) = "Юридический адрес" Тогда
РезультатОбработки = КонтИнформация.Представление;
КонецЕсли;
КонецЦикла;

// ИНН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ИНН;

// КПП_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.КПП;

// ОГРН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.РегистрационныйНомер;

// Банк_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Наименование  + " " + Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Город;

// КоррСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.КоррСчет;

// БИК_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Код;

// РасчетныйСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.НомерСчета;

Маршрут движения договора

Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий, например: 
  • договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – зам. руководителя;
  • или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.
Для этого в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет маршрут движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом. 

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Соглашения к договорам

По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:
  • дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
  • соглашение о расторжении договора,
  • соглашение о неразглашении информации NDA.
Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).
Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.

Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

57 комментариев:

  1. Петров Михаил7 февраля 2017 г., 14:24

    Добрый день, подскажите пожалуйста есть ли возможность синхронизировать рабочии группы связанных документов.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день. В типовом варианте такой возможности нет. Нужна доработка.

      Удалить
    2. Петров Михаил7 февраля 2017 г., 22:34

      Благодарю за ответ. В общем то я так и думал. Буду дописывать обработку с привязкой к бизнес событиям

      Удалить
  2. Денис Ефимов7 марта 2017 г., 15:54

    Владимир, скажите, а есть ли возможность настроить во внутреннем документе вкладку Обзор штатными настройками?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В 1С Документообороте параметрическими настройками нельзя задать формирование вкладки Обзор. Можно только в конфигураторе это сделать доработками. На ИТС есть статья "Переопределение превью документа" http://its.1c.ru/db/metod8dev#content:5894:hdoc

      Удалить
  3. Денис Ефимов16 марта 2017 г., 17:49

    Владимир, а можно в форму задачи вставить реквизит Документ.Краткое содержание из того документа, из которого задача была создана.
    Я думал это сделать через Дополнительные реквизиты для Задачи либо для Процесса, но не нашел как там заполнить строковое значение данными из Краткого содержания.

    Есть какой то способ перетянуть краткое содержание в задачу?
    Цель - избежать перехода из задачи в документ, плюс, надеюсь, новый реквизит отобразится и в письме в электронной почте.

    ОтветитьУдалить
  4. Владимир, здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно ли вытащить наименование контрагента (если он указан в таблице Стороны) в шаблон наименования внутреннего документа "Договор".

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да. Для этого используйте конструкцию [Контрагент] в шаблоне.

      Удалить
    2. Если "вести учет по контрагентам", то конечно такой способ работает. А вот если "вести учет сторон", то программа не дает сохранить данную конструкцию в шаблоне наименования.

      Удалить
    3. Специально проверил в релизе 2.1.9 при ведении учета сторон данный конструкция работает в 1с документооборот корп.

      Удалить
  5. Денис Ефимов17 апреля 2017 г., 16:03

    Владимир, не могу разобраться с проблемой.
    1С ДО 2.0 КОРП.
    Сотрудник хочет отправить задачу на повторное согласование. Из 4-х человек два согласовали, а два - нет. И вот повторно надо оправить только последним двум.
    Проблема в том, что сотрудник при нажатии "Повторить согласование" НЕ может удалить лишние строки.
    В тестовой базе при таких же правах доступа и в другом документе, этот сотрудник может удалять строки согласования, а в рабочей базе - не может.
    Что может быть?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Если согласование сделано по шаблону и в назначении по виду документа стоит флаг "Запретить изменение маршрута, созданного по этому шаблону", то тогда при повторном согласовании нельзя будет удалить согласующих лиц.

      Удалить
    2. Денис Ефимов17 апреля 2017 г., 16:25

      точно. Есть такая галочка. Убрал - заработало. Спасибо.

      Удалить
  6. Денис Ефимов4 мая 2017 г., 18:10

    Владимир, когда открывается перечень внутренних документов (журнал), то его можно настроить для себя.
    Например:
    Для вида документа 1 хочу видеть в списке документов три дополнительных реквизита
    Для вида документа 2 хочу скрыть одно стандартное поле, но добавить поле со ссылкой на 2 дополнительных реквизита
    И т.д.
    Есть ли возможность централизованно (силами администраторов) сохранить несколько шаблонов этого журнала и отдать их пользователям.
    Просто Копированием настроек неудобно пользоваться. да и пользователей приходится для этого выгонять.
    В общем, хочется сохранять настройки для общего пользования.
    Есть ли такой механизм в ДО 2.0 Корп?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Такого механизма в типовой конфигурации 1С:Документооборот 2.0 и 2.1 не предусмотрено.

      Удалить
  7. Добрый день!
    Заметили, что при установке галки "Вести учет по контрагентам" в виде внутреннего документа, автоматом снимается галка "Является договором". В принципе посмотрели, что при "Не договоре" (2.1.10) в документе имеются практически все функции "Договора", разве что ТЧ стороны нет и нет возможности подписания несколькими контрагентами. Как быть, нам для интеграции удобнее с одним контрагентом и получать его из ревизита, то есть "Вести по контрагентам", но тогда пропадает "Это договор". На что это влияет, что за принцип? Свойство "является" договором тоже нужно по сути.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Если установить галочку "Является договором", то будет принудительно установлена галочка "Вести учет сторон". В ТЧ Стороны как раз можно выбрать контрагента или несколько, с кем заключен договор. При интеграции берите контрагента из ТЧ Стороны. Галочка "Является договором" не только принудительно устанавливает нужные настройки, которые итак можно самим включить, но и добавляет дополнительную функциональность для договоров. Например, признак "Не действует" у договора будет называться расторгнут, а также в отчеты по договорам будут попадать только те документы, у которых стоит настройка "Является договором".

      Удалить
  8. Денис Ефимов16 июня 2017 г., 10:34

    Владимир, можно ли в ДО 2.1 КОРП в форме задачи убрать кнопку "Согласовано с замечаниями" какой нибудь настройкой?

    Я у себя с помощью кнопки Еще/Изменить форму кнопку убрал, но у меня не получилось скопировать эту настройку другому пользователю.
    К тому же, как я понимаю, при таком решении все равно при выполнении зада по почте в письме будет приходит три варианта, а не два.

    В общем, можно ли параметрически решить эту задачу?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Параметрически нельзя убрать вариант "Согласовано с замечаниями".

      Удалить
  9. Владимир, добрый день.
    Есть событие - создание внутреннего документа.
    Скажите, можно настроить уведомление так, что бы при создании внутреннего документа (договор), приходило уведомление на почту руководителю автора документа. Но при этом - не требовало от руководителя никаких действий.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день.
      Можно через механизм бизнес-событий сделать обработчик, который будет запускать процесс Ознакомление руководителю автора. Подробнее см. здесь: http://www.doc-lvv.ru/2017/06/biznes-sobytiya-v-1s-dokumentooborot.html .

      Удалить
  10. Добрый день,подскажите пожалуйста,в форме списка внутренних документов не меняется статус с "Не утвержден" на "На утверждении",если зайти в форму элемента внутреннего документа,там отображается статус "На утверждении",у пользователя есть задача "Утвердить",но статус в форме списка не меняется (процесс комплексный)возможно это делается какой-то настройкой?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Если это договор, то надо еще проставить в табличной части Стороны галочки "Подписан".

      Удалить
  11. Владимир, добрый день,
    спасибо большое, так и сделала - через механизм бизнес-событий. Все работает! :)

    ОтветитьУдалить
  12. Добрый день, Владимир!
    Возможно ли реализовать правилами маршрутизации следующий механизм согласования, когда при наличии визы "Не согласовано" процесс не возвращается обратно автору, а доходит до конца, собирая все визы согласующих.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Если согласование параллельное, то пока все согласующие не вынесут свои визы, задача автору не вернется. А вот в последовательном согласовании как только появилась отрицательная визы, сразу же возвращается задачу автору на исправление.

      Удалить
    2. Владимир, спасибо большое за оперативный ответ.

      Удалить
  13. Владимир, добрый день. Вопрос про процесс утверждения.
    Исходные данные: настраиваю обработку внутреннего документа, в которую входят процесс согласования, утверждения Руководителем и далее списание в дело.
    При создании внутреннего документа "договор" - стартует процесс согласования, после которого - создается задача руководителю - утвердить договор. И вот тут возникает ситуация: если данный внутренний документ на процессе утверждения откроет бухгалтер или юрист (они участвуют в процессе согласования) и перейдет по вкладке "Процессы и задачи" в задачу "Утверждение", то для них будет доступна кнопка "Утвердить". Скажите, что можно сделать, что бы задачу Утверждения никто не мог выполнить, кроме Руководителя или его делегата?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. А кто у Вас назначен на роль утверждающего или в качестве руководителя выбран пользователь?
      Если у Вас включено ограничение прав, то выполнить задачу утверждения может только Руководитель и его делегаты.

      Удалить
  14. Денис Ефимов12 июля 2017 г., 13:06

    Документооборот 2.1 КОРП. Ограничение прав не включено.

    Инициатор создает документ и отправляет его на согласование.
    Выполнить задачу на согласование может либо тот, кому она адресована, либо сам автор.
    Вопрос: как можно запретить автору согласовывать задачи, которые он создал?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Включите ограничение прав, и тогда автор не сможет выполнить задачу за согласованта.

      Удалить
  15. Владимир, Добрый день!

    Второй этап комплексного процесса состоит из 7 шагов согласования. Подскажите пожалуйста, если в процессе была хотя бы одна виза Согласовано с замечаниями, как сделать, что бы документ не отправлялся на Подпись, а выводил действия как при отрицательной визе "Завершить" или "Повторное согласование"?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В типовом варианте так сделать нельзя. Согласовано с замечаниями означает, что согласовано.

      Удалить
  16. Владимир, добрый день! При согласовании договоров столкнулись с таким нюансом. У нас стоит в настройке "Фактический исполнитель задач"-"Текущий пользователь". Бывают такие ситуации, когда некоторые из сотрудников отправляются в отпуск и его полномочия делегируются кому-то из других согласующих. Получается, что сотрудник в рамках одного процесса должен согласовать один и тот же документ 2 раза, за себя и отсутствующего сотрудник. Система этого сделать не дает, выдает ошибку. "Данная виза присутствует в документе". Приходится помещать визу в историю вручную и тогда согласование получается. Подскажите как-то можно обойти эту ситуацию, чтобы не редактировать визы вручную

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Есть два варианта:
      1. Поставьте в настройках Фактический исполнитель = Выбирать при выполнении. И при выполнении выбирайте того, кому направлена задача.
      2. В маршрутах согласования лучше использовать роли и тогда такой проблемы не возникнет, т.к. у визы кроме пользователя еще будет указана и роль, а роли будут разными и в истрию ничего помещать не надо.

      Удалить
    2. Спасибо за консультацию! Тогда у меня возникает второй вопрос, который связан с использованием ролей. У нас в шаблонах процессов присутствуют согласующие, которые определяются автоподстановкой и постоянные согласующие (указаны пользователи). Если пользователь из автоподстановки является одним из постоянных согласующих, то в этом случае система удаляет из бизнес-процесса повторяющегося пользователя.
      При использовании ролей (постоянные согласующие будут указаны в виде ролей) пользователю придется 2 раза согласовывать один и тот же документ в рамках одного процесса. Как-то возможно это обойти?

      Удалить
    3. А зачем это обходить? Один раз он за себя согласовал, а другой раз за другого... Ведь в листе согласования должна быть и виза юриста и бухгатера, например...

      Удалить
  17. Денис Ефимов17 августа 2017 г., 15:03

    Есть вопрос по хранению файлов.
    Если файл, приложенный к документу помечается на удаление, то он НЕ удаляется из хранилища.

    Как можно сделать, чтобы он и из хранилища удалялся?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. При пометке на удаление файл не удаляется физически из файлового тома или из СУБД. Однако при удалении помеченных объектов файл будет физически удален.

      Удалить
  18. Денис Ефимов17 августа 2017 г., 16:12

    а разве Удаление помеченных объектов не просто удаляет элементы справочника Файлы?
    Что ли эта обработка еще и в хранилище (файловый том) лезет?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Лезет:)
      Удаляются элементы справочников Файлы, ВерсииФайлов, а также физическое файлы.

      Удалить
    2. Денис Ефимов17 августа 2017 г., 17:52

      Не получается...
      "Невозможно удалить объектов: 1, т.к. в информационной базе на них ссылаются другие объекты.
      Для просмотра списка таких объектов нажмите кнопку Далее >>"

      Т.е. если сама карточка документа не удалена... то файл нельзя грохнуть. И, соответственно, не проверить дальше - полезла ли обработка в файловое хранилище

      Удалить
    3. Значит есть ссылки на этот файл из других объектов. Надо пометить на удаление все ссылающиеся объекты.
      Попробуйте создать новый файл в папке файлов и пометить его на удаление.

      Удалить
    4. Денис Ефимов18 августа 2017 г., 11:35

      так я не хочу помечать на удаление все объекты, например карточку документа.
      Пример: создали карточку документа и добавили туда файл, оказалось, что добавили по ошибке и пометили его на удаление.
      И добавили другой - правильный.
      Т.е. сама карточка документа осталась вполне действующей и убивать ее не надо. А вот ошибочный файл - хотелось бы совсем удалить.
      Получается, что данной обработкой ее не удалить в таком случае

      Удалить
  19. Владимир, добрый день! У мне к вам еще вопрос. Подскажите, а документооборот предусматривает возможность отказаться от задачи исполнения с объяснением причин? Бывает такое, что по ряду объективных причин выполнение задачи невозможно.

    ОтветитьУдалить
  20. Владимир, скажите, а есть ли возможность зацикливать процессы?
    Т.е. в момент создания какой то задачи по процессу, проверить условие, и если оно не выполняется, то не завершать процесс, а повторить проверку через какое то время?

    ОтветитьУдалить
  21. Владимир, здравствуйте еще раз! Подскажите как-то можно запретить пользователям добавлять вспомогательные файлы в задачи, а то часто возникает путаница с файлами.

    ОтветитьУдалить
  22. Этот комментарий был удален автором.

    ОтветитьУдалить
  23. Добрый день, присутствует ли в системе такая возможность как добавление нескольких наших сторон в документе? Если да, то как реализовать

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Если в виде документа стоит настройка является договором или вести учет по сторонам то такая возможность появляется. Чтобы создать документ с этим видом нужно будет указать как минимум одну сторону документа. По умолчанию это сторона от организации. А второю начиная с второй стороны есть права выбора. будет она от организации или контрагента

      Удалить
  24. Этот комментарий был удален автором.

    ОтветитьУдалить
  25. Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как в шаблоне процесса согласования сделать автоподстановку объекта адресации роли из поля документа "Проект".

    ОтветитьУдалить
  26. Владимир, добрый день!
    Пытаюсь настроить ролевую маршрутизацию задач для договоров.
    Есть роль исполнителя "Финансовый менеджер проекта", в которой включены обе галочки: "Используется без объектов адресации" и "Используется с объектами адресации" (основной объект - Организация, доп. объект не заполнен). Пользователям назначены роли исполнителей с заполненными организациями. При запуске процесса согласования договора по ООО Тест создаётся задача на роль исполнителя, но пользователь с ролью по этой организации её не получает. Нужно ли настраивать условия маршрутизации под каждое сочетание роль/организация или есть более гуманные методы?

    ОтветитьУдалить
  27. Здравствуйте!

    В настройках прав доступа стоит флаг "Ограничивать права доступа". Но все равно если пользователь заходит в задачу, ему доступны кнопки согласования, даже если задача адресована не ему.

    Что еще можно проверить?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Эта настройка лишь дает возможность использовать ограничение прав пользователя. Если вы работаете под пользователем с полными правами то на него действуют ограничения только которые зависят от состояния документа.

      Удалить