Как правильно организовать структуру папок внутренних документов в СЭД?
В сэд от 1С внутренние документы можно хранить только по папкам, в отличие от входящих и исходящих документов. Чтобы пользователь мог сохранить карточку внутреннего документа, он обязательно должен указать папку. От правильной структуры папок зависит удобство работы пользователей и администрирования СЭД, поэтому очень важно подойти к организации структуры папок внутренних документов системно.
Организация папок внутренних документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.
Перед началом проектирования структуры папок внутренних документов в 1С:Документооборот нужно сделать "классификацию видов внутренних документов".
Папка на карточке внутреннего документа по умолчанию заполняется значением папки, в которой пользователь создал новый внутренних документ, но этот реквизит можно изменить.
![](http://fs-thb03.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/9ea070a703636b640197cff1bb549b9f.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/148)
В своей практике встречал немало разных структур папок внутренних документов в СЭД 1С ДО и если все их обобщить, то можно выделить следующие варианты:
- по организациям,
- по подразделениям,
- по видам документов,
- смешанно (по подразделениям и видам),
- по логическим группам видов документов (правильный вариант).
Первые четыре варианта не являются оптимальными с точки зрения требований, которых мы должны стремиться придерживаться при организации структуры папок внутренних документов:
- Количество уровней иерархии папок не должно превышать 3-х (сильно вложенные структуры усложняют навигацию и поиск нужной папки для пользователей).
Представьте себе какого будет пользователю последовательно открывать подчиненные папки: Договоры -> аренды -> оборудования -> кранов -> Центр -> МО.
- Структура папок внутренних документов не должна повторять существующие классификации, которые у нас уже используются для карточек, например, по видам внутренних документов, по грифам доступа, по вопросам деятельности, подразделениям и организациям (нет смысла дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах и заставлять пользователей заполнять ее дважды).
Если у нас уже есть вид внутреннего документа "Договор аренды", то зачем делать такую же папку "Договоры аренды". Проще сделать одну папку на все виды договоров и назвать ее "Договоры".
- Папки должны называться понятными для всех сотрудников организации терминами (чтобы уменьшить ошибки при создании и поиске документов).
По папкам внутренних документов задаются права на чтение, добавление, изменение и удаление документов.
![](http://fs-thb01.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/57ab934010d30ab0841c5d4f2f1a52be.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/165)
И если на документы нужно организовать доступ по-разному, то возможно придется делить папку на несколько папок. Но надо помнить, что кроме папок права доступа на внутренние документы еще можно настроить по организациям, грифам доступа, видам документов, корреспондентам и рабочим группам.
Рассмотрим структуру папок внутренних документов, которая присутствует в демо-версии 1С:Документооборот КОРП в релизе 2.0.11.1.
![](http://fs-thb02.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/df7737caf3a0d6b155cd76954b9635a0.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/199)
Данная структура построена по смешанному принципу. Здесь есть и папки по подразделениям и папки по видам документов. Так делать крайне не желательно, так как пользователю не понятно куда идти: в свое подразделение для создания нового документа или искать папку по виду документа.
В типовой методике документооборота от 1С заполнение структуры папок внутренних документов производится более правильно. Но и она не идеальна.
![](http://fs-thb03.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/d11956b0d949b25c5b3b03151103c8c6.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/32)
![](http://fs-thb03.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/d389eddc20797d8dd2b6a37d343576e8.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/215)
![](http://fs-thb02.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/addeec8d210690f11ecaba9cda83c3c5.jpg/s/s1200x/a/101008/sc/466)
Правильная структура папок внутренних документов должна быть организована по логическим группам видов документов. Чем меньше папок будет, тем лучше. Объединяем похожие виды документов, для которых можно назначить одинаковые права, в одну группу и делаем для этих документов одну папку. Приведем примеры:
- В типовой методике документооборота на папку "Локальные нормативные акты" права определяются одинаково на все подчиненные папки. Поэтому нет смысла делать столько подпапок. Оптимальнее оставить одну папку верхнего уровня.
- В демо-версии 1С:Документооборота на все договора права по папкам определяются одинаково. Поэтому оптимальнее сделать одну папку: "Договоры".
Организация папок внутренних документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.
авторизуйтесь
А можно ли для разных папок иметь разный состав колонок внутренних документов?
Например для папки "Договоры" - вывести колонку "Срок", а для остальных папок скрыть?
Подскажите как в 1С Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 при создании нового внутреннего документа помимо папок "Недавние" и "Все" добавить свои папки и перенести туда шаблоны?
Типовой возможности такой нет.
Подскажите, пожалуйста, возможно ли при создании нового внутреннего документа, помимо папок "Недавние" и "Все" добавить свои папки и переместить туда некоторые из шаблонов? Если да, то как это сделать?
Внедряю ДО, столкнулся с проблемой - как организовать папки внутренних документов при учете документооборота в холдинге из трех юридических лиц?
К примеру, я хочу сделать так:
-Договорная деятельность
--Организация1
---договоры поставки
---договоры закупки
--Организация2
---договоры поставки
---договоры закупки
---договоры аренды
--Организация3
---договоры поставки
---договоры закупки
и т.д., по каждому виду внутренних документов. Понимаю, что это не совсем оптимально, но, с учетом разграничения прав по организациям, более ничего придумать не могу. Наверняка у вас был не один подобный вариант внедрения, подскажите приемлемый вариант, пожалуйста!
---договоры поставки
---договоры закупки
Права по организациям можно задать в политиках доступа.
Например, у нас один тип исходящих - письма. И я настроил экранную форму так, как нужно: скрыл необязательные роля, перенёс не вкладку "реквизиты" поля с вкладки "Свойства". В общем, сделал удобную для заполнения форму. И распространил эту настройку всем пользователям.
А вот с внутренними документами так не получится: настройка "внутренний документ (форма элемента)" - одна для любых типов внутренних документов. И, получается, настроить внешний вид экранной формы можно только для какого-то одного типа, что не правильно...