Автоматизация выпуска МЧД в 1С Документооборот 3.0 — от проблем к решению

В холдинге с распределённой структурой и большим объемом регламентного документооборота использовался типовой функционал для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Однако стандартный подход создавал дополнительные трудозатраты и риски ошибок для пользователей. Рассказываем, как мы встроили МЧД в карточку документа и сократили время на выпуск доверенностей на 60%.

В холдинге с распределённой структурой и большим объемом регламентного документооборота (договоры, входящая и исходящая корреспонденция, производственная документация и т.д.) использовался типовой функционал для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) конфигурации 1С:Документооборот 3.0.

 
Согласно типовому функционалу МЧД формируются и подписываются из отдельного справочника «ЭДО: Машиночитаемые доверенности», который «живёт рядом» с обработками документов, но не встраивается в их жизненный цикл.

Для пользователей, оформляющих доверенность, это означало дополнительное переключение контекста: создать документ → запомнить реквизиты → перейти в справочник МЧД → создать/заполнить доверенность → вернуться к документу → запустить обработку.

У топ‑менеджеров, которые часто подписывают доверенности групповым подписанием и работают преимущественно из задач, это приводило к ощутимым трудозатратам и потере фокуса. В ряде случаев возрастал риск ошибок при ручном переносе данных, а контроль доступа к персональным данным требовал дополнительной внимательности со стороны пользователей.

Основная идея заключалась в том, чтобы перенести функционал типового справочника машиночитаемых доверенностей в карточку документа предприятия. Так сохраняется последовательность для пользователя: работать всегда из документа, не переключаясь по справочникам.

Мягкий вариант, когда в документ добавляется лишь ссылка на МЧД, а сами действия остаются в справочнике доверенностей.

Минусы подхода:

• фактически двойной ввод и дублирование действий
• необходимость реализации дополнительного функционала синхронизации
• проблема переключения из задачи подписания в карточку МЧД оставалась открытой

Клиент остановился на варианте № 1 — добавлении функционала МЧД в карточку документа.

Решение напрямую сокращало количество действий и исключало разрывы процесса: пользователи инициируют доверенность из документа, проверяют правильность заполнения и отправляют на согласование и подписание. Далее топ‑менеджеры подписывают МЧД из задачи, экономя время.
 

Это и послужило решающим фактором при выборе варианта. Кроме того, вариант органично вписывается в типовую методологию документооборота и проще сопровождается.

Немного расскажем о технических особенностях реализации.

Ключевые операции формирования, проверки и хранения МЧД реализованы через расширение конфигурации с переиспользованием типового функционала. Это упростило обновления и снизило затраты на поддержку.

Интерфейс работы с МЧД становится доступным только для вида документа с установленным признаком «Является доверенностью».

Доступ к персональным данным возможен только пользователям с соответствующими ролями.

Процесс регистрации в ФНС вынесен в отдельное регламентное задание. Это нивелирует риски возможной недоступности API ФНС: если сервис недоступен, доверенность остаётся в очереди на регистрацию.

По отзывам после внедрения пользователи отметили естественность процесса: выпуск МЧД воспринимается как часть жизненного цикла документа. Отдельно руководители оценили возможность выполнять всё из привычного списка задач без переходов по справочникам.

Внедрение функционала МЧД в карточку документа позволило холдингу перевести выпуск доверенностей из отдельного справочника в удобный, управляемый и безопасный процесс, встроенный в ежедневную работу пользователей.

Технически решение остаётся устойчивым к сбоям внешних сервисов и прозрачным для аудита. По совокупности факторов это практичный шаблон для предприятий, где важны скорость выпуска МЧД, контроль доступа к персональным данным и предсказуемая поддержка.

На основе этого успешного внедрения мы выделили подход в отдельный продукт — «Академические ГиперДоверенности», который позволяет автоматизировать выпуск МЧД на базе 1С:Документооборот в любой компании.

Решение легко интегрируется в типовой релиз, снижает трудозатраты и повышает удобство работы с машиночитаемыми доверенностями.

Ключевые результаты проекта:

• Сокращение времени на выпуск МЧД на 60% за счет исключения переключений между справочниками

• Снижение ошибок при заполнении доверенностей благодаря автоматическому переносу данных

• Повышение безопасности через встроенную ролевую модель доступа к персональным данным

• Устойчивость системы к сбоям внешних сервисов ФНС

• Максимально используйте типовой функционал 1С для упрощения обновлений

• Внедряйте решение поэтапно: сначала пилотная группа, затем масштабирование

• Обязательно настройте фоновую регистрацию в ФНС для повышения надежности

• Проведите обучение пользователей новому процессу работы с МЧД

Готовое решение: Если вам нужна быстрая автоматизация МЧД без разработки с нуля, рассмотрите продукт «Академические ГиперДоверенности» — готовое решение для интеграции в любую компанию на базе 1С:Документооборот.