Часть 1: Чем 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1

Рис. 1. Реестры на начальной странице пользователя

Теперь вы можете:

Настраивать реестры. В редакции 2.1 вы работали только с готовыми справочниками по входящим, исходящим и внутренним документам. Теперь имеете возможность делать больше. Можно создавать произвольное их количество, регулировать видимость отдельным категориям пользователей, включать в них необходимые виды документов (рис. 2).

Рис. 2. Настройка реестра Документы по поставщикам

Настраивать свою форму реестра. Причем индивидуально для каждого. Например, в реестре Договоры можно вывести отображение контрагента и суммы, скрыть ненужные реквизиты, переименовать и пр.

Работать с большим количеством реестров. При этом их список будет сортироваться по алфавиту. Часто полезно бывает ввести индексацию таких объектов. Можно ввести числовой префикс в наименовании реестра по некоему внутреннему приоритету компании, по блокам или по любому другому порядку. Например:

• 01.1 Договоры (Общий).

• 01.2 Договоры доходные.

• 01.3 Договоры расходные.

• 02 Входящие документы.

Эта функциональность в редакции 3.0 решена гораздо лучше, чем в 2.1. При работе с предыдущей редакцией администраторы или внедренцы часто меняли форму списка или документа, затем через «Персональные настройки» тиражировали на всех пользователей. Обычно создавался какой-то эталонный пользователь, ему делались базовые настройки. Когда добавлялся новый, ему копировали настройки эталонного пользователя.

Это решение имело несколько минусов:

1. Надо было не забыть скопировать настройки новому пользователю.

2. Наблюдались проблемы при обновлении платформы (персональные настройки иногда слетали).

3. Когда аналитик готовил руководство по эксплуатации, он мог, например, забыть о таком решение в 2.1, сделать анализ на том виде документа, который имелся в стандартной поставке, ссылаясь на стандартные наименования реквизитов. В результате в инструкциях было написано одно, люди в базе видели другое, аналитик и пользователь говорили на разных языках.

Такие проблемы прекрасно решаются с помощью функционала рекомендованных настроек в 3.0.
Разработчики включили его в общие настройки программы (рис. 3).

Рис. 3. Опция Сохранение рекомендованных настроек

Теперь вы можете:

Изменять форму списка по своему усмотрению. После этого с помощью команды Сохранить настройки как рекомендованные настроить аналогичное отображение для всех пользователей (точно так же рекомендованные настройки сохраняются и для карточек документов) (рис. 4).

Рис. 4. Опция Сохранить настройки как рекомендованные

Работа с документами в новой версии программы 3.0 включает их создание из шаблонов, настройку и автоматическое именование файлов, а также управление жизненным циклом документа с отслеживанием задач и сроков исполнения. Разберем более подробно.

В редакции 2.1 было три типа документов: входящие, исходящие и внутренние. В редакции 3.0 подобного деления больше нет. Это удобно для написания запросов и формирования отчетов. Вместе с тем система отличает входящие и исходящие документы от прочих видов – в настройке по виду документа установлен флажок Является входящей корреспонденцией или Является исходящей корреспонденцией.

Практически в каждой организации встречаются группы родственных документов. Они могут немного отличаться шаблонами или обработкой. В редакции 2.1 для них обычно создавались отдельные виды документов. В редакции 3.0 внесли изменение – добавили понятие Тематика. Она позволяет объединять такие группы документов.

Например, у вас могут быть договоры с клиентами на разные виды услуг, подразумевающие разные шаблоны файлов и отличающиеся обработкой (общая структура схожая, но есть отличия по исполнителям отдельных действий). Или заявки на документы, в которых указываются разные значения реквизитов – основных и дополнительных (по умолчанию), а также список сотрудников, имеющих право создавать документ.

В редакции 2.1 необходимо было создавать отдельный вид документов для каждого такого случая. Теперь все проще. Вид документа может быть одним, но для него будет указано несколько тематик (рис. 5).

Рис. 5. Тематики при настройке вида документа

• Тематики вы можете использовать:

• При настройке шаблонов  и правил обработки документов.

• Написании скриптов и постановке условий

• Настройке прав доступа.

• Настройке реестров документов

• Формировании отчетов

Для принятия решения нужно ли создавать новый вид документа или воспользоваться тематиками необходимо проанализировать требуемые настройки вида документа, нумераторы, маршруты движения документа и настройки прав по локальным администраторам (Важно! Настраивать доступ для локальных администраторов можно только для видов документов, для тематик невозможно).

При переходе с редакции 2.1 на 3.0 стоит подумать, как можно уменьшить количество видов документов. Очевидно, когда документов много, управлять ими с точки зрения внесения изменений в обработки, настройки прав, анализа и т.д. гораздо сложнее. Переход на новую редакцию программы  позволяет проработать эту проблему.

Часто бывает так, что документ по сути одинаковый, но предполагает использование разных шаблонов файлов. Необходимость в подобном оформлении возникает, например, в тех случаях, когда разным получателям требуется информация в особом формате. В редакции 2.1 для этого делали несколько шаблонов документов. В редакции 3.0 такую проблему решили по-современному. Вы можете:

Создавать один шаблон документа, а к нему прикреплять несколько шаблонов файлов и указывать условие применимости для каждого из них (рис. 6).

Рис. 6. Условия для файлов в шаблоне документа

Обратите внимание! При такой настройке есть нюанс, который может пугать пользователей, если их не предупредить заранее. При создании документа будут показаны все файлы, а после записи останутся только те, у которых условие примет истинное значение.

Роли файлов нужны для того, чтобы классифицировать, файлы по функциональному назначению  внутри карточки документа и тем самым установить правила их обязательности и единообразия прикрепления. В редакции 3.0 вы можете:

Устанавливать произвольное количество ролей так, как вам удобно. Если вы применяете роли файлов, логично создавать как минимум роли Основной и Вспомогательный, а далее – в зависимости от учета в вашей компании (рис. 7).

Рис. 7. Список ролей файлов

Указывать при настройке вида документа, какие роли файлов являются обязательными, а файлы каких ролей должны быть в единичном экземпляре (рис. 8). Обратите внимание! Одновременное указание обеих галочек равносильно требованию обязательного наличия строго одного файла данной роли.

Рис. 8. Настройка ролей файлов

Структурировать файлы документа, когда вам нужно проверить, прикреплены ли к документу файлы с определенной ролью; когда надо выбрать файлы определенной роли. В документе файлы разных ролей будут распределены по соответствующим папкам. При этом допустимо существование файлов, для которых роль не указана (рис. 9).

Рис. 9. Отражение файлов в карточке документа при использовании ролей

Обратите внимание! Если вы в настройках установили для роли флажок Обязательный файл, то документ нельзя будет зарегистрировать, пока в нем не появится файл с такой ролью. Поэтому вдумчиво подходите к указанию такой «галочки», чтобы не усложнить работу регистраторов файлов. Возможно, будет удобнее воспользоваться другими вариантами контроля ошибок (см. об этом далее в разделе «Условия запуска»).

Ранее в редакции 2.1 не было удобного инструмента, который позволял бы вставить после регистрации подписанного файла штамп электронной подписи и регистрационный штамп. Вопрос пытались решить. Внедрили штамп электронной подписи, но так и не создали регистрационный. Это приводило к тому, что пользователям приходилось сначала «предварительно подписывать» документ, далее присваивать ему регистрационный номер и только потом проставлять на нем усиленную квалифицированную электронную подпись. Схема, когда документ сначала регистрировался, а потом подписывался, тоже была неудобна. Почему? В рамках подписания документ мог поменяться (а предполагается, что если он зарегистрирован, то преобразовываться не должен).

Проблему окончательно решили в редакции 3.0. Теперь вы можете:

Использовать команду Вставить регистрационный штамп. Откройте карточку зарегистрированного документа, найдите список файлов и в контекстном меню выберите указанную опцию (рис. 10). (Перед этим предварительно настройте сервис «1С:Штамп» в общих настройках программы, установив формат итогового файла PDF/A и включив соответствующую настройку.)

Рис. 10. Вставка регистрационного штампа

Обратите внимание! Файл самого подписанного документа при регистрации не меняется, но создается файл визуализации, который хранится отдельно. Теперь вы можете абсолютно спокойно после подписания вставлять регистрационный штамп.