Проект внедрения 1С:Документооборот и АГИ

Переход ФК «Зенит» на 1С:Документооборот 8 КОРП 3.0

Единая система электронного документооборота для группы компаний клуба с миграцией из двух исторических баз, унификацией видов документов, интеграциями с учетными системами и внешним ЭДО через АГИ.

650 пользователей системы

3 юридических лица в периметре

57 унифицированных видов документов

205 документов вводится в день

69 400 документов в целевой системе

О заказчике

АО «Футбольный клуб Зенит» — российский футбольный клуб, выступающий в Российской Премьер-лиге. В периметр проекта вошли АО «ФК Зенит», ООО «Зенит-Арена» и АО «Спортивная база ФК Зенит».

Автоматизация охватила несколько объектов группы, включая стадион «Газпром Арена», головной офис клуба, спортивную базу и школу «Академия футбола».

Цели и предпосылки

Исходная система Использовались две независимые базы 1С:Документооборот 2.1 с разной методологией и большим количеством однотипных настроек.
Документы Исторический видовой состав превышал 380 видов документов, что усложняло администрирование и работу пользователей.
НСИ Отсутствовал единый реестр нормативно-справочной информации, в справочниках организаций и контрагентов встречались дубли.
Цель Создать единое информационное пространство, унифицировать маршруты, обеспечить контроль исполнения и автоматизировать обмен с учетными системами.

Функциональные блоки

Договоры
Бухгалтерские документы
Входящая и исходящая корреспонденция
ОРД
Служебные записки
Организационные заявки
Кадровое делопроизводство
Техническая документация
Конкурсная документация

Реализованный функционал

Унификация документов

Настроено 57 целевых видов документов вместо исторического набора из более чем 380 видов.

Маршруты согласования

Разработаны комплексные правила обработки с автоматическим вычислением согласующих по иерархии подразделений.

Автозаполнение файлов

Настроено заполнение файлов docx и excel данными из карточек документов.

Бизнес-события

Автоматизирован запуск процессов при создании и регистрации документов.

Контроль сроков

Внедрен механизм эскалации задач для автоматического выполнения или перенаправления при просрочке.

Внутренний обмен

Автоматизировано формирование входящих писем на основании исходящих при обмене между компаниями группы.

Интеграции и ЭДО

Microsoft Dynamics NAV: передача договоров, графиков платежей и заявок на закупку; SOAP-запросы для получения остатков бюджета онлайн.
1С:Управление торговлей 11: передача заявок на ТМЦ и отображение свободных складских остатков в СЭД.
1С:Управление автотранспортом: выгрузка параметров поездок из согласованных служебных записок.
1С:ITIL: создание заявок на обслуживание ИТ-инфраструктуры при обработке обходных листов и заявок на технику.
Битрикс24: синхронизация задач и документов с мобильным приложением через промежуточный портал.
Контур.Диадок и Тензор.СБИС: получение и подписание электронных документов во внешнем ЭДО.

Ключевые особенности

Выполнен переход с двух разных баз версии 2.1 с нормализацией и объединением данных.
Произведена миграция 25 348 исторических документов из 1С:Документооборот 2.1.
Разработан механизм автоматического выставления подзадач службе безопасности в рамках согласования документов.
Для разных организаций группы настроены индивидуальные наборы реквизитов и правил в рамках единых видов документов.
Реализована цепочка «Заявка на командировку — Ожидание — Автозадача на авансовый отчет».

Паспорт проекта

Заказчик	АО «ФК Зенит»
Период	2022 — 2023
Предпроектное обследование	февраль 2022
Система	1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 3.0
Платформа	1С:Предприятие 8.3
Информационная база	единая база для группы компаний

Архитектура

Тонкий клиент, веб-клиент и мобильный клиент для руководителей.
Публикация базы на веб-сервере.
Расширение «Академическая ГиперИнтеграция» (АГИ) для внешнего ЭДО.
Расширение «Академическое ГиперРасширение» (АГР).
Промежуточная шина данных на базе MS SQL.
SOAP-веб-сервисы, API, HTTP-сервисы и регламентные задания.
Обмен через внешние подключения и загрузка из Excel-файлов.

Миграция

Исторические базы	2 базы 1С:Документооборот 2.1
Виды документов	319 и 63
Подразделения	108 и 65
Пользователи	390 и 250
Документы	71 035 и 25 348

Эффект от внедрения

Единая база обеспечила сквозной контроль документа от заявки до закрывающего акта в масштабе группы компаний.
Автозаполнение файлов и интеграции с учетными системами сократили ручной ввод данных.
Мобильное согласование и автоматические подстановки снизили простои документов у руководителей.
Централизованное ведение НСИ помогло устранить дублирование контрагентов и ошибки в реквизитах.
Сокращение видового состава документов упростило интерфейс и обучение сотрудников.

Роль команды Академии

Аудит текущих систем и интервьюирование пользователей.
Разработка архитектуры и проектных решений по функциональным блокам.
Настройка системы, интеграций и НСИ.
Миграция данных из исторических баз.
Разработка регламента централизованного ведения НСИ.
Организация приемо-сдаточных испытаний, методическое сопровождение и ввод в опытную эксплуатацию.