Проект внедрения 1С:Документооборот и АГИ

Архив финансовой документации на 1С:Документооборот 3.0

Единый архив финансовых документов с интеграцией SAP, WSS Docs, Контур.Диадок и 1С:Налоговый мониторинг для ООО «Хохланд Руссланд».

15 пользователей системы

1 юридическое лицо

1 информационная база

4 контура интеграции

О проекте

1С:ДО + АГИ

Для ООО «Хохланд Руссланд» была подготовлена автоматизированная система «Архив финансовой документации» на базе 1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0. Решение собрало в одном контуре финансовые документы, которые создаются и проходят обработку в нескольких корпоративных системах.

В проекте совмещены внедрение 1С:Документооборот, архивирование бумажных и электронных оригиналов, потоковое сканирование, обмен с SAP и WSS Docs, внешний ЭДО через Контур.Диадок и передача данных в 1С:Налоговый мониторинг.

Расширение «Академическая ГиперИнтеграция» (АГИ) используется для работы с внешним электронным документооборотом: загрузки входящих документов, определения вида документа, заполнения карточек и запуска задач ответственным сотрудникам.

Цели проекта

Создать единое хранилище финансовой документации с длительным хранением, быстрым поиском и историей изменений.
Связать документы из SAP, WSS Docs, Диадок и 1С:Налоговый мониторинг в одном архивном контуре.
Упростить работу с бумажными оригиналами за счет штрихкодирования, потокового сканирования и автоматической привязки сканов к карточкам.
Обеспечить прозрачность комплектов документов по сделкам, контроль наличия оригиналов и разграничение доступа по ролям.

Реализованные сценарии

Паспорт сделки из SAP

При создании проводки в SAP автоматически формируется паспорт сделки в 1С:Документооборот, а в SAP возвращается ссылка на архивный комплект.

Архив бумажных оригиналов

Пользователь формирует пакет документов, печатает штрихкоды, передает оригиналы на сканирование, а система прикрепляет сканы к нужным карточкам.

Документы из WSS Docs

Согласованные, подписанные и зарегистрированные документы автоматически переносятся в архив вместе со ссылкой на файл из исходной системы.

ЭДО через Диадок

Входящие электронные документы загружаются в 1С:Документооборот, получают вид документа, статус ЭДО и маршрут обработки.

Налоговый мониторинг

Документы с электронным оригиналом или скан-копией передаются в контур налогового мониторинга для дальнейшей работы с финансовыми данными.

Интеграции и ЭДО

SAP передает данные для создания паспорта сделки и получает обратную ссылку на архивный комплект в 1С:Документооборот.
WSS Docs передает договорные и финансовые документы после согласования, подписания или регистрации.
Контур.Диадок используется для загрузки входящих электронных документов, обновления статусов, хранения подписей и печатных форм.
1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО получает документы из архива, если по ним есть электронный оригинал или скан-копия.
Для обмена нормативно-справочной информацией используются правила сопоставления организаций, подразделений, контрагентов и контактных лиц.

Паспорт проекта

Заказчик ООО «Хохланд Руссланд»
Система 1С:Документооборот 8 КОРП 3.0
Период 2023
ЭДО Контур.Диадок

Ключевые возможности

Архив финансовой документации
Паспорт сделки и комплект документов
Потоковое сканирование и штрихкодирование
Обработка первичных бухгалтерских документов
Договорные документы и дополнительные соглашения
Реестры, фильтры и быстрый поиск
Разграничение прав доступа
Контроль статусов ЭДО

Ключевые особенности

Документы объединяются вокруг паспорта сделки и могут быть найдены по контрагенту, периоду, виду документа, штрихкоду или регистрационным данным.
В одном архиве сохраняются электронные оригиналы, скан-копии бумажных документов, печатные формы, подписи и статусы ЭДО.
Для документов «Прочее ЭДО» предусмотрена классификация ответственным пользователем и запуск задач по обработке.
В проект включены начальная загрузка исторических данных, настройка ролей, тестирование обменов и подготовка инструкций для пользователей и администраторов.

Документы и операции

Паспорт сделки
УПД, счета-фактуры и УКД
Акты, накладные и счета
Договоры и дополнительные соглашения
Акты сверки, доверенности и авансовые отчеты
Неформализованные документы и прочее ЭДО

Эффект от внедрения

Сформирован единый архив финансовых документов из нескольких корпоративных систем.
Упрощен поиск документов и проверка комплектности по сделке.
Снижена ручная работа при привязке сканов, электронных оригиналов и статусов ЭДО.
Повышена прослеживаемость документов для бухгалтерского и налогового контуров.
Разграничены роли администраторов, архивариусов, бухгалтеров, пользователей и ответственных за ЭДО.

Архитектура

Расширение «Академическая ГиперИнтеграция» (АГИ).
SAP и WSS Docs через интеграционный сервис DMMessageService.
Контур.Диадок для внешнего электронного документооборота.
1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО.
Обмен в универсальном формате данных и сетевой каталог обмена.

Роль команды Академии

Обследование процессов и подготовка технического задания на архив финансовой документации.
Настройка 1С:Документооборот, видов документов, реестров, ролей и правил маршрутизации.
Разработка и настройка обменов с SAP, WSS Docs, Контур.Диадок и 1С:Налоговый мониторинг.
Подготовка начальной загрузки исторических данных и правил сопоставления НСИ.
Функциональное и интеграционное тестирование, подготовка пользовательских и административных инструкций.