Проект внедрения 1С:Документооборот

1С:Документооборот 3.0 и ЭДО для ООО «СПЕЦИАЛЬНЫЕ СТАЛИ И СПЛАВЫ»

Переход с редакции 2.1 на 3.0 для металлотрейдингового холдинга: договорная деятельность, первичные документы, интеграция с 1С:ERP и внешний ЭДО через 1С-ЭДО.

245 пользователей системы

16 юридических лиц

17 279 документов в базе

О проекте

1С + ЭДО

Заказчик

ООО «СПЕЦИАЛЬНЫЕ СТАЛИ И СПЛАВЫ» специализируется на оптовых и розничных поставках нержавеющего металлопроката на российском рынке.

Проект выполнялся для холдинговой структуры, где важно единообразно вести договоры, первичные документы и электронный обмен с контрагентами.

Задача

Академия перевела систему документооборота с устаревшей редакции 2.1 на 1С:Документооборот 3.0 и сохранила накопленные данные.

В новом решении настроены договорная деятельность, учет бухгалтерских документов, разделение входящих электронных документов и обмен с 1С:ERP.

Паспорт проекта

Заказчик ООО «СПЕЦИАЛЬНЫЕ СТАЛИ И СПЛАВЫ»
Период июнь 2024 — сентябрь 2025
Система 1С:Документооборот 3.0
ЭДО 1С-ЭДО

Масштаб и архитектура

Интеграция 1С:ERP
Документооборот 50–100 документов в день
Хранилище около 25 ГБ файлов
База данных более 348 млн записей

Цели и предпосылки

Исходная ситуация

Использовалась устаревшая версия 1С:Документооборот 2.1.
Входящие электронные документы требовалось разделить между ERP-системой и системой документооборота.
Нужно было синхронизировать нормативно-справочную информацию с учетной системой 1С:ERP.

Цели внедрения

Перейти на актуальную редакцию 3.0 с сохранением накопленных данных.
Автоматизировать учет бухгалтерских документов и договорную деятельность.
Сократить избыточные виды документов и упростить структуру документооборота.

Функциональные блоки

Договоры
Первичные бухгалтерские документы
Документы поставки и реализации
Входящие электронные документы
Внешний ЭДО

Реализованный функционал

Настроены 39 видов документов, определены тематики и нумераторы.
Разработаны автозаполняемые шаблоны файлов, внедрено использование штампов и штрихкодов.
Настроены схемы маршрутизации, условия запуска процессов, роли и алгоритмы действий.

Разграничены права доступа по видам и тематикам документов.
Настроена доступность реквизитов в зависимости от состояния документа.
Спроектированы и заполнены справочники НСИ, назначены ответственные за их ведение.

Интеграции и ЭДО

Внедрен внешний ЭДО через сервис 1С-ЭДО.
Реализована бесшовная интеграция с типовой учетной системой 1С.
Настроено разделение входящих электронных документов между 1С:ERP и 1С:ДО.
Автоматизирована синхронизация справочников НСИ с 1С:ERP.
Настроены регламентные задания для обмена данными и работы системных функций.

Ключевые особенности

Переход выполнен с использованием собственной разработки для выборочного переноса данных с учетом тематик.
Количество видов документов уменьшено за счет объединения схожих категорий в единые виды редакции 3.0.
Договоры, первичные документы и ЭДО объединены в едином информационном пространстве.

Эффект от внедрения

Прозрачность: обеспечен оперативный учет и контроль исполнения поручений.
Оптимизация процессов: сокращено количество видов документов и упрощена работа пользователей.
Снижение трудозатрат: шаблоны и интеграция исключили двойной ввод данных.
Контроль: настроены права доступа и маршрутизация документов.
Цифровизация: юридически значимый ЭДО ускорил обмен с контрагентами.

Роль команды Академии

Обследование: сбор требований и планирование работ.
Проектирование: методическая и техническая проработка решения.
Настройка: виды документов, маршруты, права, интерфейсы и реквизиты.
Миграция: перенос данных из предыдущей системы.
Запуск: обучение пользователей и опытно-промышленная эксплуатация.
Сопровождение: консультации по методическим и техническим вопросам.