Самый детальный видеокурс по 1С:Документооборот

Внутрихолдинговая переписка в 1С:ДО

Каким образом вести переписку между организациями внутри группы компаний в СЭД 1С:Документооборот?

В СЭД 1С:Документооборот для хранения официальных документов предусмотрено три типа хранилищ документов: входящие, исходящие и внутренние. На первый взгляд, очевидно, что хранить документы по переписке надо через механизм входящих и исходящих документов. Но есть и другие варианты.



Система электронного документооборота 1С:ДО поддерживает учет по организациям. В настройках программы по делопроизводству можно поставить флажок "Учет по организациям". В этом случае можно всем организациям холдинга работать в одной информационной базе СЭД.
В карточке любого документа появится поле "Организация" для обязательного заполнения.

Тогда при использовании входящих и исходящих документов для переписки между компаниями холдинга в исходящем документе в поле "Организация" мы указываем отправителя из справочника "Организации", а в поле "Получатель" надо указать нашу организацию из справочника "Корреспонденты". Чтобы в справочнике "Корреспонденты" были наши организации надо, добавить все компании, входящие в холдинг в этот справочник.
Однако когда исходящее письмо придет получателю, то он сделает в СЭД карточку входящего документа. При этом отправитель и получатель поменяются местами. Входящий документ будет содержать тот же файл, такое же наименование, содержание и другие реквизиты, что и карточка исходящего документа.
Минусы такого подхода следующие:

  1. Размер хранимых данных увеличивается вдвое, так как будет две карточки в одной базе.
  2. Появляются лишние трудозатраты делопроизводителей на ввод одной и той же информации в две разные карточки.
  3. Теряется прозрачность движения документа внутри холдинга. После отправки исходящего документа инициатор дальше не видит в карточке исходящего документа, как движется входящий документ на рассмотрение и исполнение в другой компании холдинга.

Если эти минусы существенны, то оптимальным вариантов организации внутригрупповой переписки будет использование внутреннего документа наподобие служебных записок.
Делаем новый вид внутреннего документа "Внутреннее письмо". В настройках вида документа указываем ведение учета по корреспондентам и адресатам.
Теперь для отправки письма другой организации холдинга достаточно выбрать корреспондента, адресата и отправить документ по шаблону процесса.
Если для официальной переписки необходимо формировать бумажный аналог письма, то можно сделать автозаполняемый шаблон письма для внутреннего документа аналогично шаблону автозаполняемого файла для исходящего документа.
Данный вариант позволяет иметь только одну карточку документа в 1С:Документооборот и отслеживать все процессы внутри холдинга по этому документу.
Однако если каждая организация группы компаний работает в своей базе СЭД, то использование варианта ведения переписки через входящие-исходящие документы будет предпочтительной. В этом случае будет целесообразным использовать 1с СВД (систему внешнего документооборота) или 1с МЭДО (межведомственный электронный документооборот), чтобы входящие документы автоматически создавались сами.

3 комментария:

  1. В первом случае способ а-ля "я сама себе написала валентинку". Всем давно известно, что холдингам подходит или РИБ или внутренние письма.

    ОтветитьУдалить
  2. Добрый день! Владимир, а как в таком случае вести учет документов? При переписке есть два номера - рег. номер отправителя и рег. получателя. В управление пишет филиал, он же регистрирует. А управление при получении должно вести свою регистрацию? Справочно - в нашей компании 23 филиала. Спасибо.

    ОтветитьУдалить