Как настроить файловые тома в 1С:Документооборот?

В статье "Порядок установки «1С:Документооборот» в клиент-серверном варианте" описано, почему не рекомендуется использовать 1С:Документооборот в файловом варианте. При использовании клиент-серверного варианта лучше файлы хранить в томах на диске, а не в информационной базе. Про преимущества хранения файлов в томах на диске в 1С:ДО и порядок настройки будет рассказано в данной статье.

Настройки файловых томов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.

В программе предусмотрено два варианта хранения файлов:

• в информационной базе,
• в томах на диске.

При хранении в информационной базе все файлы физически хранятся в таблицах СУБД.

При хранении в томах на диске файлы хранятся в каталогах файловой системы, а в СУБД хранятся только ссылки на эти файлы.

Хранить файлы в информационном базе целесообразно только на этапе создания прототипа и опытной эксплуатации, когда удобнее пересылать выгрузку базы вместе с файлами. Но в промышленной эксплуатации использование файловых томов является предпочтительным.

Преимущества хранения файлов в томах на диске по сравнению с хранением в СУБД следующие:

• Объем СУБД уменьшается в несколько раз.
• СУБД будет работать быстрее.
• Проще делать резервную копию базы данных СУБД и отдельно файлового тома.

В каждом томе файлы хранятся в подкаталогах по дате так, что на каждый день создается свой подкаталог. Это удобно использовать для настройки инкрементального резервного копирования файлового тома, так как каждый день надо добавлять к резервной копии новую папку.

Все файлы в томах хранятся с оригинальным именем и расширением, между которыми добавляется номер версии, например "Приказ.1.txt". Также могут создаваться подкаталоги вида A B A1 B1 и пр., чтобы обеспечить уникальность имен. Т.е. если у вас в этот день уже добавлен файл "Приказ.doc", и вы еще раз добавляете файл (другой) с тем же именем "Приказ.doc" – он будет размещен в подкаталог, например "A". В связи с этим при ручном поиске нужного файла в томе нужно учитывать, что файл может находиться как в самой папке с датой, так как и в подпапке.

Для того чтобы настроить хранение файлов в томах на диске нужно:

1. Определить требования к хранению файлов.
2. Включить в настройках программы хранение файлов в томах на диске.
3. Создать физические тома в виде каталогов на файловых серверах и настроить файловые тома в 1С:Документооборот.

При определении требований к хранению файлов нужно классифицировать все файлы на группы. Например, это могут быть следующие группы:

• документы, подписанные электронной подписью;
• зашифрованные файлы;
• документы Директора;
• офисные документы (doc, docx, xls, xlsx, и т.д.);
• сканы документов;
• файлы конфигураций, выгрузки, внешние отчеты и обработки 1С;
• звуковые файлы;
• видео-файлы;
• файлы большого объема (>100 Mb);
• прочие файлы.

Указанные выше документы имеет смысл классифицировать в следующей таблице:

В 1С:Документообороте под пользователем Администратор открываем раздел Настройка и администрирование, Настройка программы.

Устанавливаем настройку Хранить файлы в томах на диске. И нажимаем ссылку Тома хранения файлов.

Группа по умолчанию уже есть. Создаем наши оставшиеся группы.

Создадим на любом диске папку filestoms. В данной папке добавим наши три тома. В реальности эти три тома могут располагаться на разных дисках и даже на разных серверах.

Открываем свойства папки filestoms. Переходим на закладку Sharing и указываем имя расшаренной папки. В разрешениях удаляем доступ Всем пользователям.

И добавляем разрешения на эту шару пользователю, под которым работает сервер 1С. В нашем учебном примере это USR1CV8, также и в промышленной эксплуатации надо использовать отдельного пользователя (локального или доменного), не Администратора. Этот пользователь должен входить в группу Users локального компьютера, иметь права Run as service, Run as batch job и права на каталоги, в которых сервер «1С:Предприятия 8» хранит служебные файлы (журнал регистрации, каталог временных файлов и др.).

Проверим теперь доступность нашей шары по UNC-пути.

Добавляем том 1 для хранения файлов по умолчанию.

Аналогично добавляем тома для особо-важных документов и медиа-файлов.

Переходим в правила размещения файлов. И добавляем новое правило.

Настроим условия для размещения файлов особо-важных документов.

Далее добавим правило для медиа-файлов.

Теперь попробуем сохранить настройку правил, на что система выдаст сообщение, что будет создано правило По умолчанию, которое надо привязать к группе по умолчанию.

Настройка правил завершена. Загрузим теперь в шаблоны файл формата doc.

Перейдем теперь в файловый том по умолчанию и увидим, что файл появился здесь.

Загрузим в папку Видео файл.

Перейдем в файловый том для медиа-файлов и увидим, что данный файл располагается здесь.

Далее нужно не забыть настроить бэкап файловых томов с тем же расписанием, что и бэкап СУБД.

Настройки файловых томов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.