Как быстро запустить обмен договорами между 1С:Документооборот и Диадок

Иногда компании нужно решить одну конкретную задачу: автоматизировать рабочий процесс, избавиться от ручного дублирования действий и получить работающий результат в ближайшее время. Для этого не всегда требуется масштабный проект с длительным обследованием и автоматизацией всех процессов сразу.

В описанном случае компания начала с обмена электронными договорами через Диадок в контуре 1С:Документооборот 3.0. Для настройки использовали Академическую ГиперИнтеграцию (АГИ). Работы выполнялись в формате начального внедрения: команда настроила выбранный сценарий, проверила его работоспособность и обучила ответственного сотрудника.

Почему для внедрения выбрали обмен договорами

Как настроили интеграцию 1С:Документооборот и Диадок

Как работает обмен договорами после настройки

         Получение входящего договора

         Отправка исходящего договора контрагенту из 1С:Документооборот

         Отображение статуса и задачи ответственным

Что получил заказчик

Как развивать интеграцию после первого запуска

На момент внедрения системой 1С:Документооборот пользовались около 100 сотрудников. Заказчику требовалось настроить обмен электронными договорами через Диадок так, чтобы сотрудники могли работать с ними в привычной системе, а не дублировать действия вручную в разных контурах.

Для первого этапа выбрали договоры — один из самых массовых видов документов в компании. В работу вошли два ключевых сценария:

• Получение входящих договоров из Диадок в 1С:Документооборот.
• Отправка исходящих договоров из 1С:Документооборот в Диадок.

Такой объем позволил проверить работу интеграции на реальном, востребованном процессе. Ограниченный первый этап упрощает согласование, снижает риски и позволяет быстрее увидеть, как обмен будет работать на практике.

Формат начального внедрения особенно полезен, если в компании уже есть 1С:Документооборот и используется оператор ЭДО, но сохраняется ручное дублирование действий. Он позволяет начать с ограниченного объема обмена и оценить эффект от АГИ на конкретном процессе, прежде чем расширять автоматизацию.

В рамках начального внедрения команда сосредоточилась на входящих и исходящих договорах, правилах заполнения, статусах и задачах ответственным. Для работы с документами настроили:

• Загрузку входящих договоров из Диадок.
• Сопоставление документов Диадок с документами 1С:Документооборот.
• Заполнение реквизитов по входящим документам.
• Отправку исходящих договоров из карточек 1С:Документооборот в Диадок.
• Передачу номера, даты и файла договора.

Чтобы сотрудники могли отслеживать обмен и выполнять дальнейшие действия по документам, добавили реквизит «Статус Диадок», настроили обработчики бизнес-событий при изменении статусов и сценарии создания задач при подписании или отказе.

Отдельно настроили регламентное задание для работы расширения и полномочия пользователей, подписантов и администраторов. Таким образом, настройка охватила не только передачу документов, но и доступ сотрудников к нужным действиям, обновление статусов и задачи ответственным.

После настройки проверили работоспособность обмена и провели базовое обучение ответственного сотрудника. Заказчику передали рабочую модель, а администратору — инструкцию по сопровождению настройки.

Обмен встроен в работу пользователей: договор приходит, сопоставляется и обрабатывается в 1С:Документооборот, статусы возвращаются из Диадок, а ответственные получают задачи. Ниже рассмотрены получение договора, его отправка и отслеживание статуса обмена.

Скриншоты иллюстрируют сценарий на демонстрационной базе.

Входящий договор поступает через Диадок и загружается в 1С:Документооборот. Настроенные правила обеспечивают сопоставление документов и заполнение реквизитов по входящему договору. Дальнейшая обработка выполняется в 1С:Документооборот — сотрудникам не нужно вручную повторять перенос данных между системами.

Исходящий договор создаётся в 1С:Документооборот и проходит настроенные этапы обработки. На этапе подписания сотрудник подписывает его из формы «Задачи мне», после чего договор отправляется контрагенту через Диадок.

При отправке передаются номер, дата и файл договора. Сотрудник выполняет действие из привычной системы, без повторного ручного заполнения этих данных в Диадок.

Статусы возвращаются из Диадок и отображаются в дополнительном реквизите «Статус Диадок». При изменении статусов срабатывают настроенные обработчики бизнес-событий. Для подписания или отказа предусмотрены сценарии создания задач ответственным сотрудникам. Это связывает состояние документа у оператора ЭДО с дальнейшими действиями внутри 1С:Документооборот.

По итогам внедрения заказчик получил настроенный обмен электронными договорами между Диадок и 1С:Документооборот. Практический результат охватывает ежедневную работу с документами:

• Договоры из Диадок обрабатываются в 1С:Документооборот.
• Исходящие договоры можно отправлять в Диадок из карточки документа.
• Уменьшается объем ручного заполнения благодаря передаче данных и заполнению реквизитов по настроенным правилам.
• Порядок обработки входящих и исходящих договоров становится более стандартизированным: настроены правила заполнения, статусы и задачи ответственным.
• У администратора есть инструкция и понимание, как сопровождать настройку.

Результат начального внедрения — конкретный рабочий сценарий, которым сотрудники могут пользоваться в повседневной работе. Он позволяет оценить практическую пользу интеграции на договорах и дает заказчику основу для дальнейшего развития электронного документооборота.

После запуска обмена договорами на его основе можно подключать другие виды документов, правила обработки и дополнительные сценарии. Объем следующего этапа определяется потребностями компании и опытом работы с уже настроенным обменом.

В этом и состоит поэтапная модель внедрения: сначала запускается базовый, но полезный процесс, затем автоматизация постепенно расширяется. На первом этапе не требуется описывать все возможные документы, статусы, роли, исключения и будущие доработки. Достаточно определить их для выбранного сценария, проверить его и передать заказчику в работу.

Такой подход позволяет начать использовать интеграцию с оператором ЭДО и принимать решения о дальнейшем развитии после проверки ее пользы на реальном процессе. АГИ при этом помогает встроить электронный документооборот в работу пользователей: от получения или отправки договора до статуса и задачи ответственному.