Как подготовить техническое задание для внедрения 1С:Документооборот

Внедрение 1С:Документооборот начинается не с покупки лицензий и не с настройки программы. Любой успешный проект начинается с подготовки: нужно понять, какие задачи должна решить система, какие процессы требуют изменений и каким должен быть результат внедрения.

На этом этапе у большинства компаний возникает главный вопрос: с чего начать подготовку проекта?

Ответ — с подготовки технического задания. Но хорошее ТЗ не появляется за один день. Ему предшествуют сбор требований, изучение существующих процессов, интервью с сотрудниками и экспресс-обследование компании. Только после этого становится понятно, какой должна быть будущая система и как ее внедрять.

Чтобы было проще понять общую логику подготовки проекта, сначала посмотрим на все этапы целиком, а затем подробно разберем каждый из них.

Этапы подготовки внедрения 1С:Документооборот

Почему хорошее техническое задание нельзя написать за один вечер

С чего начинается подготовка технического задания

Почему одного опросника недостаточно

Что происходит во время экспресс-обследования

Почему нельзя автоматизировать существующий беспорядок

Что получает компания после подготовки технического задания

Что дальше?

Подготовка технического задания — лишь один из этапов внедрения. До него специалисты собирают информацию о компании, анализируют существующие процессы и требования пользователей. После подготовки ТЗ начинается планирование и реализация проекта.

Ниже показана общая последовательность подготовки проекта — от первого знакомства с компанией до начала внедрения.

Хорошее техническое задание нельзя написать за один вечер, даже если компания хорошо знает свои процессы.

Причина проста: у каждого участника проекта свое представление о том, какой должна быть новая система.

Если попросить руководителя подразделения рассказать, что он ожидает от внедрения, скорее всего, он ответит:

— Чтобы документы быстрее согласовывались.

Юрист скажет:

— Нужно автоматически контролировать сроки согласования и не допускать просрочек.

Бухгалтер попросит:

— Интеграцию с 1С:Бухгалтерией или другой учетной системой, чтобы не переносить данные вручную.

ИТ-служба добавит требования к безопасности, разграничению прав доступа, резервному копированию и надежности работы системы.

А руководство будет ожидать прозрачную отчетность, контроль исполнительской дисциплины и возможность в любой момент увидеть, на каком этапе находится документ или поручение.

Каждый из них по-своему прав. Но все эти пожелания существуют отдельно друг от друга и описывают лишь отдельные задачи будущей системы.

Задача технического задания — объединить все требования в единый документ, сформировать единое понимание будущей системы и согласовать его между заказчиком, пользователями и командой внедрения.

Подготовка технического задания начинается не с заполнения шаблона, а со сбора требований, анализа существующих процессов и обсуждения целей проекта.

Подготовка технического задания начинается не с открытия шаблона в Word, а со сбора информации о будущем проекте.

На этом этапе важно понять, как компания работает сегодня, какие процессы действительно стоит переносить в новую систему, а какие лучше пересмотреть еще до начала внедрения.

Если компания только планирует внедрение 1С:Документооборот, специалисты обычно начинают с нескольких базовых вопросов:

• Какие подразделения будут работать в системе?

• Какие виды документов используются ежедневно?

• Какие процессы уже автоматизированы, а какие выполняются вручную?

• Какие проблемы возникают чаще всего?

• С какими информационными системами потребуется интеграция?

Ответы на эти вопросы помогают определить границы будущего проекта, оценить объем работ и понять, какие процессы можно реализовать типовыми возможностями 1С:Документооборот, а где могут потребоваться доработки или изменение существующих бизнес-процессов.

Например, уже на этом этапе может выясниться, что договоры согласуются одновременно по электронной почте, в корпоративном мессенджере и на бумаге, а сотрудники параллельно ведут реестр договоров в Excel. При этом один и тот же документ существует в нескольких версиях, а на вопрос «Какая из них последняя?» никто не может ответить однозначно.

Именно такие ситуации чаще всего и становятся причиной внедрения системы электронного документооборота.

Если речь идет не о новом внедрении, а о переходе с версии 1С:Документооборот 2.1 на 3.0, задача становится шире. Необходимо не только оценить существующие настройки и определить объем переносимых данных, но и решить, какие процессы действительно стоит сохранить, а какие лучше пересмотреть во время перехода.

Для первичного знакомства с компанией обычно используют небольшой опросник. Он помогает собрать базовую информацию, определить участников проекта и подготовиться к следующему этапу — более детальному обследованию процессов.

Важно понимать, что сам по себе опросник не является техническим заданием и не может заменить интервью с сотрудниками. Его задача — помочь специалистам быстрее разобраться в специфике компании и сделать первую встречу максимально предметной.

Даже самый подробный опросник не способен показать, как компания работает на самом деле.

Например, в анкете можно указать, что договор проходит согласование у трех сотрудников. Но во время интервью выясняется, что договоры свыше определенной суммы дополнительно согласовывает финансовый директор, нестандартные условия проверяет юридическая служба, а для отдельных контрагентов обязательным этапом становится согласование со службой безопасности.

Или оказывается, что утвержденный регламент существует уже несколько лет, но сотрудники давно работают по другой схеме. Одни этапы согласования перестали использоваться, появились новые, часть действий выполняется вручную, а некоторые процессы вообще перенесены в электронную почту, корпоративный мессенджер или вообще ведутся в Excel. 

Бизнес постоянно меняется. Появляются новые требования, меняется организационная структура, пересматриваются внутренние регламенты. Процессы постепенно адаптируются к этим изменениям, а документация далеко не всегда успевает обновляться.

Например, несколько лет назад в компании мог появиться дополнительный этап согласования для одного крупного проекта или важного контрагента. Сам проект давно завершился, сотрудники сменились, но маршрут согласования продолжает использоваться для всех документов, хотя его необходимость уже никто не может объяснить.

Поэтому при подготовке технического задания важно изучить не только документы компании, но и то, как сотрудники действительно работают каждый день. Автоматизировать имеет смысл реальные бизнес-процессы, а не их устаревшее описание.

Поэтому после анализа опросника специалисты переходят к следующему этапу — экспресс-обследованию компании.

Экспресс-обследование — это первый этап, на котором специалисты начинают детально разбирать существующие бизнес-процессы компании и формировать основу будущего проекта и технического задания.

В отличие от опросника, который помогает собрать общую информацию, здесь обсуждаются реальные рабочие сценарии: как создаются документы, кто принимает решения, где возникают задержки, какие действия сотрудники ежедневно выполняют вручную и какие процессы требуют автоматизации в первую очередь.

Во время встречи специалисты не ограничиваются заранее подготовленным списком вопросов. Почти всегда появляются дополнительные детали, которые невозможно выявить с помощью анкеты.

Например, компания обращается с запросом ускорить согласование договоров. Однако уже во время обследования выясняется, что само согласование занимает не так много времени. Основные задержки возникают значительно раньше: сотрудники долго ищут актуальную версию документа, повторно запрашивают информацию у коллег, пересылают файлы по электронной почте или не могут определить, кто должен согласовывать документ на текущем этапе.

Бывает и обратная ситуация. Руководство уверено, что процесс полностью автоматизирован, но при детальном разборе оказывается, что часть подразделений продолжает работать через Excel, сотрудники ведут собственные реестры документов, а финальные версии файлов пересылаются друг другу с названиями вроде «Договор_финал», «Договор_финал2» или «Договор_точно_финальный».

Такие детали помогают увидеть реальные причины проблем и определить, какие процессы необходимо изменить еще до начала настройки системы.

Несмотря на похожие цели внедрения, требования разных компаний могут кардинально отличаться. Например:

• для производственного предприятия важны контроль исполнения поручений и работа с организационно-распорядительными документами;

• для строительной компании — согласование проектной документации и взаимодействие с подрядчиками;

• для финансовой организации — безопасность, контроль доступа и соблюдение требований регуляторов.

Поэтому универсального сценария внедрения не существует — каждая система проектируется с учетом специфики конкретной организации. Даже компании из одной отрасли могут по-разному выстраивать процессы, использовать разные маршруты согласования и предъявлять различные требования к системе.

По результатам экспресс-обследования становится понятно, какие процессы можно реализовать типовыми возможностями 1С:Документооборот, где потребуются дополнительные настройки, а какие бизнес-процессы лучше пересмотреть еще до начала внедрения.

На основе этих выводов специалисты приступают к подготовке технического задания.

Одна из самых распространенных ошибок при внедрении 1С:Документооборот — попытка перенести в новую систему существующие процессы без их анализа.

На первый взгляд такой подход кажется логичным: сотрудники уже привыкли работать определенным образом, значит достаточно просто воспроизвести эти процессы в новой системе. На практике это лишь переносит старые проблемы в цифровую среду.

Представьте компанию, где согласование договоров происходит по электронной почте. Документ несколько раз пересылают между руководителями, затем к обсуждению подключаются юристы, появляются новые версии файла, а через несколько дней уже невозможно понять, какая из них является актуальной.

Если перенести этот процесс в 1С:Документооборот без изменений, электронная почта заменится задачами, но сама логика работы останется прежней. Сотрудники по-прежнему будут проходить лишние этапы согласования, тратить время на поиск нужной информации и выполнять действия, которые давно утратили смысл.

Автоматизация сама по себе не делает процесс эффективнее. Она лишь помогает быстрее выполнять те действия, которые уже существуют. Если процесс изначально построен неудачно, система будет быстрее воспроизводить те же самые ошибки.

Во время подготовки технического задания специалисты вместе с заказчиком отвечают на два ключевых вопроса:

«Как процесс работает сегодня?»

«Каким он должен стать после внедрения?»

На этом этапе принимаются решения, которые позволяют получить максимальный эффект от внедрения.

Например, во время обследования может выясниться, что договор проходит согласование у восьми сотрудников просто потому, что такой маршрут был настроен несколько лет назад. За это время организационная структура изменилась, часть согласующих уже не принимает никаких решений, а один из этапов остался «по привычке». После анализа маршрут сокращается до пяти участников, время согласования уменьшается почти вдвое, а добиться этого удается без разработки дополнительного функционала — достаточно пересмотреть сам процесс.

Подготовка технического задания — это не описание существующего порядка работы, а возможность пересмотреть процессы компании, убрать лишние действия и только после этого перенести их в новую систему.

К моменту завершения подготовки технического задания у компании появляется не просто документ с перечнем требований.

Фактически это подробный план будущего проекта, который позволяет заказчику, руководителю проекта, пользователям и команде внедрения одинаково понимать цели проекта, объем работ и ожидаемый результат.

Подготовленное техническое задание помогает еще до начала внедрения получить ответы на ключевые вопросы:

• какие бизнес-процессы будут автоматизированы;

• какие подразделения и сотрудники будут работать в системе;

• какие виды документов и маршруты согласования необходимо настроить;

• какие интеграции с другими информационными системами потребуются;

• какие возможности можно реализовать типовыми средствами 1С:Документооборот, а где потребуется дополнительная настройка или разработка;

• какие работы войдут в проект внедрения и как будут распределены между его этапами.

Фактически техническое задание становится основным рабочим документом проекта, на который будут опираться и заказчик, и команда внедрения на протяжении всей реализации системы.

Это позволяет избежать одной из самых распространенных проблем крупных проектов — ситуации, когда требования начинают меняться уже после начала внедрения. Чем раньше все ключевые вопросы будут согласованы, тем проще прогнозировать сроки, бюджет и состав работ.

Кроме самого технического задания компания получает еще один важный результат — единое понимание проекта. Руководство, будущие пользователи и команда внедрения одинаково понимают цели проекта, границы автоматизации и ожидаемый результат. Это помогает избежать большинства спорных ситуаций на следующих этапах работы.

Подготовка технического задания завершает этап проектирования будущей системы и создает прочную основу для успешного внедрения.

Теперь у компании есть главное — согласованное понимание будущего проекта и готовое техническое задание, на которое сможет опираться команда внедрения.

Следующий этап — разработка плана внедрения, определение очередности работ и последовательный запуск системы в эксплуатацию.

В Академии Документооборота мы рекомендуем внедрять 1С:Документооборот по функциональным блокам. Такой подход позволяет быстрее получить первые результаты, снизить риски проекта и сделать переход на новую систему более комфортным для сотрудников.

В следующей статье подробно рассмотрим, как построить план внедрения 1С:Документооборот, определить очередность функциональных блоков и организовать проект так, чтобы первые результаты автоматизации появились уже на ранних этапах внедрения.