Как связать один документ с несколькими объектами в 1С:Документооборот 3.0

В организациях, использующих 1С:Документооборот, нередко возникает ситуация, когда один документ необходимо одновременно связать сразу с несколькими объектами учета.

Например, в строительной компании один договор может относиться сразу к нескольким объектам строительства. В нашем примере это ЖК «Белые лебеди», ЖК «Кристалл» и ЖК «Черемушки». Руководителю важно видеть связь документа со всеми объектами, а пользователям необходимо быстро находить такие документы при дальнейшей работе.

Аналогичные задачи возникают не только в строительстве. Один документ может одновременно относиться к нескольким проектам, подразделениям, сотрудникам, направлениям деятельности и другим объектам учета.

Возникает вопрос: каким образом организовать хранение нескольких значений в рамках одного документа?

Как задача решается в типовом функционале

Использование нескольких дополнительных реквизитов

Использование отдельных документов

Когда типовых возможностей становится недостаточно

Возможности АГР 138

Настройка дополнительного реквизита

Как это выглядит в работе

Другие варианты применения

Отображение информации в документах

Сравнение с типовым функционалом

Итоги

В типовом 1С:Документооборот дополнительный реквизит типа «Дополнительное значение» позволяет выбрать только одно значение из списка.

Если документ должен быть связан сразу с несколькими объектами строительства, проектами или другими сущностями, пользователи сталкиваются с ограничением системы.

На практике такую задачу чаще всего решают двумя способами. Рассмотрим их подробнее.

Самый распространенный вариант — создание нескольких дополнительных реквизитов.

Например:

• Объект строительства 1

• Объект строительства 2

• Объект строительства 3

В каждом реквизите указывается отдельное значение.

Такой подход позволяет решить задачу средствами типового функционала и не требует доработок системы.

На первых этапах эксплуатации системы подобное решение обычно не вызывает сложностей. Если документ может быть связан с двумя или тремя объектами, достаточно создать соответствующее количество дополнительных реквизитов и использовать их при заполнении карточки документа.

Однако со временем могут возникать ситуации, когда количество связанных объектов начинает увеличиваться. Например, сегодня достаточно трех реквизитов, а спустя некоторое время появляется необходимость указывать уже пять или шесть объектов строительства. В этом случае администратору приходится создавать новые реквизиты и вносить изменения в настройки системы.

Кроме того, карточка документа постепенно становится более громоздкой. Пользователи видят большое количество однотипных полей и вынуждены каждый раз определять, в какой реквизит необходимо внести очередное значение.

Отдельные сложности возникают при построении отчетов и аналитики. Когда одинаковая информация хранится в нескольких реквизитах, для получения полной выборки приходится анализировать сразу несколько полей. Это усложняет настройку отчетов и дальнейшую работу с данными.

Кроме того, при создании новых видов документов, настройке отображения реквизитов или изменении правил заполнения администратору приходится учитывать сразу несколько однотипных реквизитов вместо одного.

Таким образом, типовой функционал позволяет решить задачу хранения нескольких значений, однако по мере роста количества связанных объектов использование большого числа дополнительных реквизитов становится менее удобным как для пользователей, так и для администраторов системы.

Иногда пользователи пытаются решить задачу созданием нескольких документов с одинаковым содержимым, но разными значениями дополнительных реквизитов.

Такой вариант позволяет указать разные объекты строительства в отдельных документах, однако приводит к появлению дублирующейся информации.

Кроме того, пользователям становится сложнее искать нужные документы, а риск ошибок при работе с документами и отчетностью возрастает.

Таким образом, в типовом функционале задачу обычно решают либо созданием нескольких дополнительных реквизитов, либо использованием нескольких документов. Оба подхода позволяют достичь результата, однако по мере роста количества связанных объектов работа с документами становится менее удобной для пользователей и администраторов системы.

Если необходимость выбора нескольких значений возникает регулярно, использование большого количества дополнительных реквизитов постепенно становится неудобным как для пользователей, так и для администраторов системы.

В таких случаях возникает потребность хранить несколько значений в одном реквизите без усложнения карточки документа и без внесения изменений в конфигурацию.

Особенно заметно ограничение становится в компаниях, где подобные связи используются постоянно. Например, когда договоры относятся сразу к нескольким объектам строительства, проекты ведутся несколькими подразделениями, а документы участвуют в нескольких направлениях деятельности одновременно.

Функция Академического ГиперРасширения № 138 «Множественный выбор значений дополнительных реквизитов» позволяет выбирать сразу несколько значений в одном дополнительном реквизите.

Вместо создания множества отдельных полей используется один реквизит, внутри которого пользователь может отметить все необходимые значения.

На примере договора строительства пользователь может одновременно выбрать ЖК «Белые лебеди», ЖК «Кристалл» и ЖК «Черемушки».

Все выбранные значения сохраняются в одном реквизите и отображаются в карточке документа.

После включения функции становится доступен множественный выбор значений в дополнительном реквизите.

После включения функции необходимо перейти к настройке дополнительного реквизита.

В нашем примере используется реквизит «Объект строительства». Для него создаются необходимые значения, а в качестве типа значения указывается «Дополнительное значение» и обязательно «Строка».

Для работы функции в наименовании для разработчика обязательно используется префикс СЗ_.

После настройки открываем документ и переходим к заполнению реквизита «Объект строительства».

Теперь пользователь может отметить сразу несколько объектов строительства с помощью флажков.

Все выбранные значения сохраняются в одном поле и отображаются в документе.

В типовом функционале 1С:Документооборот дополнительный реквизит позволяет выбрать только одно значение из списка. Для указания нескольких объектов пользователю приходится использовать дополнительные реквизиты или другие способы организации данных.

Именно в этом состоит основное отличие функции АГР 138 «Множественный выбор значений дополнительных реквизитов» от стандартных возможностей системы.

Возможность множественного выбора может использоваться не только для объектов строительства.

На практике функция может применяться для выбора нескольких проектов, подразделений, сотрудников, должностей, направлений деятельности, филиалов и других объектов системы.

Выбранные значения можно использовать не только внутри карточки документа.

Их также можно вывести на вкладку обзора и в список документов. Благодаря этому пользователи сразу видят связанную информацию и могут быстрее находить необходимые документы.

Для наглядности функцию можно временно отключить.

После отключения АГР 138 система возвращается к типовому поведению. Возможность выбора нескольких значений исчезает, и пользователь снова может выбрать только одно значение в дополнительном реквизите.