Как увидеть результаты предыдущих итераций согласования в 1С:Документооборот

При согласовании документов в 1С:Документооборот нередко возникает ситуация, когда документ несколько раз возвращается на доработку и повторно запускается по маршруту. Со временем становится сложно вспомнить, кто именно отклонял документ, какие замечания были оставлены на каждом этапе и как проходили предыдущие циклы согласования. В этой статье рассмотрим, какие возможности для анализа истории согласования есть в типовом функционале системы и как с помощью функции АГР 145 «Расширенная схема жизненного цикла обработки» можно увидеть полную историю согласования в одном месте.

Документ несколько раз возвращали на доработку. Замечания оставляли разные сотрудники, согласование затянулось, а спустя некоторое время нужно понять, что именно происходило на каждом этапе.

Кто отклонил документ? Какие комментарии были оставлены? Сколько раз его отправляли на повторное согласование?

Найти ответы на эти вопросы не всегда просто. Особенно если документ уже прошёл несколько циклов согласования.

Разберёмся, какие возможности для анализа таких ситуаций есть в типовом функционале 1С:Документооборот и как можно упростить работу с историей согласования.

Что происходит в типовом функционале

Как функция АГР 145 может помочь упростить анализ истории согласования

Как включить функцию

Сложные документы редко проходят согласование с первого раза. Один сотрудник может вернуть документ на доработку из-за ошибок в реквизитах, другой — оставить замечания по содержанию, а после внесения изменений могут появиться новые вопросы уже у следующего согласующего.

Через несколько циклов согласования возникает вполне закономерный вопрос: кто именно возвращал документ на доработку, какие замечания были оставлены и сколько раз документ повторно запускался по маршруту.

Откроем задачу согласования и перейдём в историю выполнения.

На первый взгляд может показаться, что вся необходимая информация уже доступна пользователю. Однако в типовом функционале история выполнения показывает только данные по текущему циклу согласования.

Если документ уже несколько раз возвращался на доработку и повторно отправлялся по маршруту, быстро понять полную картину процесса становится сложно. Например, документ может находиться уже на четвёртом цикле согласования, но по истории выполнения невозможно определить, кто отклонял его ранее и какие замечания были оставлены на предыдущих этапах.

Чтобы получить дополнительные сведения, приходится переходить в другие формы.

После перехода открывается подробная история обработки документа.

Необходимая информация здесь действительно присутствует, однако пользователю приходится самостоятельно анализировать большое количество событий и восстанавливать последовательность согласования. Особенно заметно это становится в процессах, где документ неоднократно возвращался на доработку.

Существует ещё несколько способов посмотреть историю согласования. Например, можно сформировать лист согласования с историей.

В результате информация оказывается распределена по нескольким формам и отчётам. Чтобы разобраться в причинах возврата документа или восстановить последовательность согласования, пользователю приходится открывать дополнительные окна и сопоставлять сведения из разных источников.

При этом вся необходимая информация в системе уже есть. Основная сложность заключается не в её отсутствии, а в том, что данные приходится собирать из нескольких источников и самостоятельно восстанавливать историю согласования. Особенно заметно это становится в процессах с большим количеством доработок и повторных запусков маршрута.

Во многих организациях договоры, заявки на оплату, служебные записки и другие документы регулярно проходят несколько циклов согласования. В таких ситуациях гораздо удобнее видеть всю историю прохождения документа непосредственно в карточке задачи.

Для этого в Академическом ГиперРасширении предусмотрена функция АГР 145 «Расширенная схема жизненного цикла обработки».

Функция дополняет историю выполнения задачи и сохраняет полную хронологию прохождения документа между всеми циклами согласования.

После включения функции в истории выполнения отображаются не только текущие действия участников процесса, но и вся последовательность предыдущих согласований, возвратов на доработку и повторных запусков маршрута.

Вместе с информацией о циклах согласования отображаются комментарии участников процесса. Благодаря этому можно быстро понять, по какой причине документ был возвращён на доработку и какие замечания были устранены в последующих версиях.

В отличие от типового функционала пользователь сразу видит, как документ проходил каждый цикл согласования, какие решения принимались на отдельных этапах и после каких замечаний документ был повторно отправлен по маршруту.

Вся история отображается в одном окне и не требует перехода в дополнительные отчёты или формы.

Функция подключается в настройках Академического ГиперРасширения.

После активации полная история согласования становится доступна непосредственно в истории выполнения задачи.

Такой подход особенно удобен при анализе спорных ситуаций, поиске причин задержек согласования и работе с документами, которые неоднократно возвращались на доработку. Пользователь может быстро восстановить ход согласования и увидеть все замечания, которые были оставлены на протяжении жизненного цикла документа.

Функция АГР 145 будет полезна организациям, где документы регулярно проходят несколько этапов согласования и доработки. Вместо поиска информации в разных формах пользователь получает полную историю прохождения документа непосредственно в карточке задачи и может быстро восстановить всю последовательность событий.