Тайм-менеджмент и контроль времени в 1С:Документооборот

Если вы ищете решения для эффективного тайм-менеджмента в команде, то попали по адресу. Работа в команде — это не только выполнение задач по списку. Нужно ещё умудриться не забыть про важную встречу, не назначить два дела на одно время и вовремя понять, что коллега завален работой по горло. В системе «1С:Документооборот» для этого есть целый набор инструментов — от обычного календаря до чат-бота.

В расширенном календаре слева обычная сетка по дням и месяцам, справа — детальное расписание по часам.

Можете выбрать удобный формат:

• День — детальный почасовой план, когда нужно расписать день по минутам
• Неделя — видите всю рабочую неделю, удобно для планирования встреч
• Две недели — когда планируете наперёд
• Месяц — общая картина для долгосрочного планирования
• План дня — концентрированный вид без лишних деталей

Цвета сразу рассказывают о статусе:

• Светло-серый — время занято
• Розовый — отпуск или больничный
• Голубой — статус под вопросом (например, встреча ещё не подтверждена)
• Белый — свободное время

Хороший календарь — это не только встречи с другими, но и время, заблокированное под собственные задачи.

Планировать время под задачи проще простого:

• Дата и время — когда будете заниматься задачей
• Описание — суть дела: «Обучение 1С ДО», «Работа с договором», «Подготовка презентации»
• Цвет — для быстрой навигации (красный для срочного, зелёный для встреч, синий для личных задач)
• Напоминание — выбираете, когда получить уведомление (за 15 минут до начала, например)

Шаг 3. Сохраняете

Допустим, планируем обычный рабочий день. Создаём событие «Чтение почты»:

1. Жмём «Создать» в календаре
2. Указываем: 07.07.2025, с 12:00 до 13:00
3. В описании пишем: Чтение почты
4. Цвет выбираем серый (рутина)
5. Напоминание не ставим — не критичное событие
6. Сохраняем

📌 Теперь у нас есть структурированный день: время на обучение, время на почту, время на текущие дела.

Если при создании события поставили галочку «Напомнить», в нужное время появится всплывающее окно. В нём можете:

• Посмотреть детали события
• Перейти к записи в календаре
• Отложить напоминание на 15 минут
• Прекратить напоминания, если уже не нужны

🔔 Напоминание будет повторяться, пока не нажмёте «Прекратить» — система не даст забыть о важном деле.

✅ Это простой способ видеть прогресс и отличать сделанное от запланированного. Календарь превращается не только в планировщик, но и в дневник продуктивности.

После создания и отметки событий в календаре видите полную картину:

• Обучение 1С ДО — выделено жёлтым цветом
• Чтение почты — серым (отметка «Отработано»)
• Личные обстоятельства — светло-розовым (отсутствие)

Сразу понятно: что уже сделали, что ещё впереди, когда были недоступны для коллег.

Ежедневные отчёты — штука спорная. Одни считают их бюрократией, другие не могут без них жить. На практике они реально помогают не потерять важные детали и показать руководителю, куда ушло время.

Отчёт фиксирует основные моменты рабочего дня:

Дата и рабочее время — например, 7 июля 2025, с 09:00 до 18:00 (итого 9 часов)

Содержание работ — краткое описание того, чем занимались: «Ответы на звонки», «Обработка договоров», «Подготовка презентации»

Затраченное время — сколько ушло на каждую задачу. Часто результаты удивляют — казалось, что работал с документом полчаса, а по факту потратил два часа

Вид работ — категория деятельности: «Телефонные переговоры», «Работа с документами», «Совещания»

Проект или задача — если работа связана с конкретным делом, указывается привязка

Шаг 1. Заходите в Учёт времени → Мои ежедневные отчёты

Шаг 2. Жмёте «Создать»

Шаг 3. Указываете общую информацию:

• Дата: 7 июля 2025
• Рабочее время с 09:00 по 18:00
• Продолжительность: 09:00 (система может посчитать сама)

Шаг 4. Добавляете трудозатраты по задачам:

• Жмёте «Добавить»
• Заполняете строки: что делали, сколько времени потратили, к какому виду работ относится

Шаг 5. (Опционально) Жмёте «Подобрать работы» — система автоматически вставит задачи из календаря за день

Шаг 6. Сохраняете отчёт

Самый точный способ учёта времени — включать «счётчик» прямо в момент работы.

🕒 В интерфейсе любой задачи есть кнопка с иконкой часов («Учёт времени» или «Переключить хронометраж»):

• Нажали один раз — начался отсчёт времени
• Нажали второй раз — отсчёт остановился

Как только остановили хронометраж, сразу открывается окно «Запись о трудозатратах»:

• Описание работы — автоматически заполняется из названия задачи
• Дата работы — сегодняшняя дата
• Затраты времени — точно рассчитанное время работы
• Вид работ — выбираете из справочника (например, «Подготовка документа»)

После нажатия «Добавить» всё автоматически попадёт в ежедневный отчёт.

Забыли включить хронометраж? Ничего страшного — можно указать время вручную:

Шаг 1. Открываете нужную задачу (например, «Обеспечить подписание приглашения на форум»)

Шаг 2. На верхней панели жмёте иконку с зелёной диаграммой рядом с часиками

Шаг 3. Заполняете окно «Запись о трудозатратах»:

• Дата работы — автоматически текущая (можно изменить)
• Описание — подтягивается из задачи
• Затраты времени — указываете сами, например 00:30
• Вид работ — выбираете из списка: «Утверждение документов»

Шаг 4. Жмёте «Добавить»

Готово — время учтено, задача остаётся в списке для дальнейшей работы.

В Настройка → Персональные настройки → Учёт времени можете настроить всё под себя:

• Основной вид работ по умолчанию (например, «Подготовка документов»)
• Способ указания времени: длительность или время начала и окончания
• Автоматическое добавление в отчёт при выполнении задач

💾 После настройки задачи, над которыми работаете, автоматически попадут в трудозатраты без лишних кликов.

Если ежедневные отчёты показывают, что делали сегодня, то отчёт «Затраты времени» даёт более широкую картину — куда вообще уходит рабочее время.

В разделе «Документы» у каждой записи есть инструменты для фиксации времени:

• Иконка часов ⏱ — запуск хронометража в реальном времени
• Иконка плюса ➕ — ручной ввод трудозатрат

Шаг 1. Открываете нужный документ двойным щелчком

Шаг 2. Жмёте «Еще» → «Сервис» → «Трудозатраты» → «Указать трудозатраты»

Шаг 3. Заполняете данные:

• Дата: 07.07.2025
• Описание: автоматически подставляется название документа
• Затраты времени: например, 03:00
• Вид работ: «Подготовка документов»
• Проект: можете указать «Внедрение СЭД 1С Документооборот»

Шаг 4. Жмёте «Добавить»

После этого можете закрыть документ — время уже зафиксировано в системе.

В разделе «Совместная работа» → «Все мероприятия» можете фиксировать время по каждой встрече:

У каждого события есть две опции:

• ⏱️ Часики — для хронометража (если включили счётчик во время встречи)
• ➕ Плюсик — для ручного добавления времени после окончания

Если заходите в карточку мероприятия, кнопка «Указать трудозатраты» доступна через меню «Ещё».

Важно: не забывайте нажать «Добавить» после заполнения — иначе время не сохранится.

Чтобы собрать всё время, потраченное за день:

🔹 Заходите в Учёт времени → Мои ежедневные отчёты и жмёте Создать

🔹 Система автоматически подтягивает записи из документов, мероприятий и задач

🔹 Добавляете дополнительные активности вручную (например, «Переговоры с партнёрами»)

🔹 Корректируете итоговое время и при необходимости печатаете отчёт для руководителя

Жмёте «Записать и закрыть» — рабочий день официально зафиксирован ✅

В разделе «Учёт времени» → «Мои трудозатраты» видите полную картину:

📋 Все записи по дням — что делали, сколько времени тратили

🔍 Фильтры по периодам: «Вчера», «Сегодня», «Текущая неделя», «Месяц»

📊 Детальная разбивка:

• Описание каждой работы
• Время в часах и минутах
• Вид деятельности
• Связанные проекты и задачи
• Даты выполнения

Здесь удобно анализировать свою загруженность — может выяснится, что на «быстрые» задачи уходит неожиданно много времени, или что половина дня тратится на не самые важные дела.

Руководитель может настроить политику учёта времени для всей организации.

В Настройка → Настройка программы → Проекты и трудозатраты доступны варианты:

Не учитывать — отключить весь учёт трудозатрат (подходит для творческих команд)

Использовать ежедневные отчеты — сотрудники заполняют отчёт каждый день

Использовать еженедельные отчеты — отчётность раз в неделю (меньше бюрократии)

Использовать ежедневные и еженедельные отчеты — гибкий подход, можно выбирать

Принцип выбора прост:

• Нужен детальный контроль и дисциплина — выбирайте ежедневные
• Важно просто понимать общую загрузку — достаточно еженедельных

После включения на главной странице у сотрудников появляется виджет «Ежедневные отчёты» для быстрого доступа.

Мы разобрали командные инструменты тайм-менеджмента в 1С:Документооборот — календари, отчёты, контроль времени. Но система также предлагает возможности для личной продуктивности каждого сотрудника:

— Календарь для планирования индивидуальных задач и блокировки времени
— Заметки как персональный цифровой блокнот для идей и важной информации
— Обсуждения для быстрых коммуникаций без формальных процедур

Подробные пошаговые инструкции по настройке и использованию этих инструментов читайте в продолжении: [Личная продуктивность в 1С:Документооборот].

Эффективное планирование и учёт времени в 1С:Документооборот помогают структурировать рабочий день. Календарь, отчёты, хронометраж и аналитика трудозатрат позволяют оптимизировать процессы, избежать перегрузок и повысить продуктивность. Грамотная настройка этих инструментов превращает систему в мощного помощника для управления как личным временем, так и временем всей организации.