Как управлять договорами в 1С:Документооборот?

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: коммерческие предложения, договоры, дополнительные соглашения, приложения к договорам (спецификации, календарные планы), и прочие. Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.

Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.

Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

• Доходные договоры,
• Затратные договоры,
• Дополнительные соглашения к договорам,
• Соглашения,
• Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:

• использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
• вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
• варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
• учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
• учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
• учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".

Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.

Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.

Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.

Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:

Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:

• номер договора,
• дата заключения договора,
• контрагент,
• срок действия,
• сумма,
• и другие.

// ФИО_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал.Наименование, 2);
// ФИО_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Наименование, 2);
// Должность_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал).Наименование, 2);
// Должность_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Должность, 2);
// ОснованиеПодписантаКонтрагентаВторойСтороны
РезультатОбработки = "" + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "Действует на основании") + " " + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "№ доверенности");
// АдресКонтрагентаВторойСтороны
Для Каждого КонтИнформация Из Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Сторона.КонтактнаяИнформация Цикл
Если Строка(КонтИнформация.Вид.Наименование) = "Юридический адрес" Тогда
 РезультатОбработки = КонтИнформация.Представление;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
// ИНН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ИНН;
// КПП_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.КПП;
// ОГРН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.РегистрационныйНомер;
// Банк_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Наименование  + " " + Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Город;
// КоррСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.КоррСчет;
// БИК_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Код;
// РасчетныйСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.НомерСчета;

Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий, например: 

• договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – зам. руководителя;
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

Для этого в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет маршрут движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.

Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом. 

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.

При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.

При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.

В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:

• дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
• соглашение о расторжении договора,
• соглашение о неразглашении информации NDA.

Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).

Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.

Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.