Как настроить уведомления в 1С:Документооборот 3.0 и получать только важные сообщения

Каждый пользователь самостоятельно определяет, какие уведомления он хочет получать (если администратор не установил запрет на изменение настроенных им уведомлений по умолчанию).
Набор уведомлений, доступных пользователю, зависит от настроек, установленных администратором системы. Администратор может разрешить или запретить изменение уведомлений, настроенных по умолчанию.

Для настройки подписок перейдите с рабочего стола по команде Настройки — Персональные настройки, как показано на рисунке ниже.

В открывшемся окне выберите — Уведомления.

Откроется окно для настройки уведомлений.

Пользователь может самостоятельно настроить как состав уведомлений, так и способ их получения. Рекомендуется включать только действительно важные уведомления, чтобы избежать избыточного количества сообщений и не пропустить критически важные задачи.

Настройки уведомлений выполняются на следующих вкладках:

1. Подписки — выбор событий для получения уведомлений, например: поступление новой задачи, приближение окончания срока действия документа и тд. На данной вкладке рекомендуется включать уведомления только по тем событиям, которые требуют оперативной реакции пользователя. Например, уведомления о событиях, требующих внимания пользователя: новых задачах и их изменениях.

2. Частота и сроки уведомлений — настраиваются периодичность и частота отправки уведомлений пользователям. Например: за сколько дней до истечения срока присылать сообщение, уведомить только однажды или делать это с указанной периодичностью. На вкладке можно указать, уведомлять пользователя однократно или с заданной периодичностью. Для задач с ограниченным сроком исполнения рекомендуется использовать уведомления о приближении срока. При большом количестве задач рекомендуется ограничивать частоту уведомлений, чтобы уменьшить количество отвлекающих сообщений.

3. Подписки по объектам — настройка подписок на изменение данных, например: появление новых файлов в какой-либо папке, изменение конкретного файла и т. п. Подписки могут настраиваться и на изменение конкретных объектов, например можно настроить подписку на файл с реквизитами организации, тогда вы не пропустите изменение реквизитов. Подписки по объектам удобно использовать для контроля изменений важных файлов. Не рекомендуется оформлять подписки на объекты с большим количеством изменений, так как это может привести к избыточному количеству уведомлений.

4. Способы уведомления — настройка контактов, на которые будут отправляться уведомления. Перед использованием уведомлений по электронной почте необходимо убедиться, что адрес электронной почты корректно указан в контактной информации пользователя.

5. Дополнительные настройки — включают возможность получать программные уведомления и выполнять задачи по почте.

В 1С:Документооборот предусмотрены стандартные механизмы уведомлений пользователей: по электронной почте, во всплывающих окнах программы, через SMS, push-уведомления и Telegram.

Дополнительно в Академическом Гиперрасширении (АГР) реализована функция для расширенной интеграции с Telegram, которая позволяет получать уведомления о новых задачах и событиях 1С:Документооборот, а также выполнять задачи непосредственно в мессенджере Telegram.

Для этого используется интеграция с Telegram-ботом, которая позволяет получать уведомления о новых задачах и событиях напрямую в мессенджер.

В видео «92 Уведомления 1С:Документооборот через Telegram» показано:

• как подключить Telegram-бота;

• как активировать расширение;

• как связать пользователя с Telegram;

• как настроить уведомления о новых задачах.

Посмотреть видео можно по ссылке: https://rutube.ru/video/3a7a9af1f3390653ba00156b6d10e116/

Для расширения возможностей уведомлений и взаимодействия с пользователями также можно использовать чат-бота Асю в 1С:Документооборот. Чат-бот позволяет не только получать уведомления, но и выполнять отдельные действия через мессенджер.

В статье рассмотрены:

• включение и настройка чат-бота;

• настройка приветствий и сценариев;

• пример создания заявления на отпуск;

• просмотр истории сообщений и уведомлений.

Подробнее ознакомиться с настройкой чат-бота Аси можно в статье: https://www.doc-lvv.ru/chat-bot-v-1c-dokumentooborot-kak-nastroit

Обратите внимание! После настройки уведомлений пользователи будут получать уведомления выбранными способом или способами: письма определенного формата от системной учетной записи, сообщения в чат, «центр оповещений». На подобные письма и сообщения не следует отвечать, так как они отправлены от лица системной учетной записи.

Для завершения настройки нажмите кнопку Готово. Если вы хотите отменить последние сделанные изменения, нажмите кнопку Отмена.

После завершения настройки рекомендуется проверить получение уведомлений выбранным способом. Если уведомления не поступают, необходимо проверить настройки подписок и обратиться к администратору системы.