Как настроить эскалацию задач с точностью до минуты в 1С:Документооборот

Некоторые задачи в 1С:Документообороте теряют актуальность уже через несколько минут. Например, курьер ждёт на проходной, а сотрудник службы безопасности не заметил задачу на оформление пропуска. Инициатору приходится звонить исполнителю и контролировать заявку вне системы.

В типовом 1С:Документообороте механизм эскалации позволяет автоматически передать задачу другому исполнителю или выполнить её с заданным результатом. Однако срок срабатывания настраивается с точностью до часа. Для процессов, в которых решение требуется через 5–10 минут, этого недостаточно.

Функция № 53 «Использовать эскалацию задач с точностью до минуты» доступна в Академическом ГиперРасширении (АГР), а также включена в бесплатный набор функций АГР СТАРТ. Она позволяет задавать короткие интервалы срабатывания: 1, 3, 5, 10 минут и другие значения.

Как работает поминутная эскалация на примере заявки на пропуск

Как подключить и включить функцию в АГР или АГР СТАРТ

Как задать срок выполнения задачи в минутах

Как настроить правило эскалации

Как проверить расписание регламентного задания

Когда использовать поминутную эскалацию

В организацию приезжает курьер с оригиналами документов: договором на подпись, закрывающими документами от поставщика или важными бухгалтерскими документами. Чтобы он мог попасть в офис или передать документы ответственному сотруднику, нужно быстро оформить разовый пропуск.

Сотрудник, ожидающий курьера, создает в 1С:Документооборот заявку «Оформление разового пропуска». После запуска обработки система создает задачу «Оформить разовый пропуск» ответственному сотруднику службы безопасности или секретарю. Тип действия в обработке — «Исполнение»

Для заявки на пропуск настраивается эскалация с точностью до минуты. Если сотрудник службы безопасности не выполнил задачу в течение 10 минут, система автоматически перенаправляет её начальнику службы безопасности.

Инициатору не нужно звонить исполнителю или контролировать заявку вне системы.

Схема процесса

• Инициатор создаёт заявку на оформление пропуска и запускает обработку.
• Система создаёт задачу «Оформить разовый пропуск» ответственному исполнителю.
• В задаче указан срок выполнения, например 10 минут.
• Если задача выполнена вовремя, процесс завершается штатно.
• Если задача не выполнена в срок, срабатывает правило эскалации.

Как функция № 53 расширяет типовой механизм

После включения функции срок срабатывания в правиле эскалации можно задавать в минутах. Для примера с пропуском устанавливается интервал 10 минут.

Если задача «Оформить разовый пропуск» не выполнена за это время, система автоматически перенаправляет её начальнику службы безопасности.

Фактическое время срабатывания зависит от расписания регламентного задания. Если оно выполняется раз в 15 минут, правило с интервалом 10 минут может сработать позже установленного срока.

Другие примеры применения

Поминутная эскалация также может быть полезна при передаче критической заявки резервному специалисту, оперативном согласовании доступа или отгрузки и обработке срочного обращения внутренней службы поддержки.

1. Подключить функцию

Убедитесь, что в информационной базе подключено Академическое ГиперРасширение (АГР) или бесплатное расширение «АГР СТАРТ». Если расширение ещё не установлено, можно приобрести АГР либо получить АГР СТАРТ по ссылке «1С:Плюс» в разделе «Главное». Также заявку на АГР СТАРТ можно оставить на сайте Академии.

2. Включить функцию

Перейдите в настройки подключённого расширения и включите функцию «Использовать эскалацию задач с точностью до минуты». В АГР и АГР СТАРТ настройка выполняется одинаково. На рисунке показан интерфейс АГР СТАРТ.

Откройте правила обработки для вида документа «Заявка на пропуск». Настройте действие типа «Исполнение — Оформить разовый пропуск». В действии укажите основного исполнителя. Например, роль «Ответственный за оформление пропусков» и срок исполнения 10 минут.

• В поле «Что делать» выберите «Перенаправлять».

• В поле «Кому» укажите начальника службы безопасности.

• Укажите условие: задача не выполнена за 10 минут.

• Укажите, что правило применяется к исполнителю.

Типовой механизм 1С:Документооборот позволяет автоматически завершить или перенаправить задачу, но интервал эскалации в нём задаётся с точностью до часа. Когда решение нужно принять за несколько минут — например, оформить пропуск курьеру или оперативно запустить ознакомление с документом, — используйте функцию № 53 «Использовать эскалацию задач с точностью до минуты». Она доступна в АГР, а также включена в бесплатный АГР СТАРТ.

При настройке важно учитывать периодичность регламентного задания: именно она влияет на фактическое время срабатывания эскалации. После изменения расписания проконтролируйте продолжительность выполнения задания и нагрузку на рабочую систему.