Как ограничить перенаправление задач в 1С:Документооборот 3.0

В типовом функционале 1С также можно ограничивать перенаправление задач с помощью правил коммуникации. Этот механизм позволяет настраивать, кто и кому может направлять или перенаправлять задачи.

Например, можно настроить ограничения таким образом, чтобы сотрудники могли перенаправлять задачи только внутри своего подразделения или сотрудникам определенного ранга.

Для этого создаются правила коммуникации по нужным предметам и видам взаимодействия. В рассматриваемом примере настроено правило, при котором сотрудники могут направлять задачи только своим подчиненным. При этом для руководителей можно оставить более широкие возможности по перенаправлению задач.

На данном примере показана настройка правила коммуникации, ограничивающего направление и перенаправление задач между сотрудниками. В настройке указывается, для каких предметов и видов взаимодействия действует правило, а также задаются ограничения по структуре подчиненности.

В результате сотрудники могут направлять задачи только своим подчиненным. Если пользователь попытается перенаправить задачу сотруднику, который не соответствует условиям правила коммуникации, система не позволит выполнить это действие.

Типовой механизм позволяет учитывать подразделения сотрудников, ранги, подчиненность и доступность взаимодействия между различными ролями и подразделениями. Благодаря этому можно достаточно гибко управлять коммуникациями внутри компании.

При этом настройка правил коммуникации требует хорошего понимания организационной структуры компании и логики работы процессов. Ограничения влияют не только на перенаправление задач, но и на саму возможность постановки новых задач. Например, при некорректной настройке сотрудники могут потерять возможность отправлять поручения другим подразделениям или отдельным сотрудникам.

Поэтому на практике для разных типов задач и процессов часто создаются отдельные специализированные правила коммуникации. Такой подход позволяет гибко ограничивать взаимодействия между сотрудниками и при этом не мешать основной работе пользователей.

Для многих компаний настройка правил коммуникации оказывается слишком сложной или требует отдельной проработки структуры взаимодействия сотрудников.

Если компании необходимо быстро и наглядно ограничить перенаправление задач без сложной настройки правил коммуникации, можно использовать функцию 187 Академического ГиперРасширения.

Функция 187 — «Гибкая настройка перенаправления задач» позволяет ограничивать перенаправление задач для конкретных сотрудников, ролей, подразделений или рабочих групп.

Перед началом работы функцию необходимо включить в настройках Академического ГиперРасширения. После активации функции в настройке расширения становится доступен настроечный регистр.

После включения функции необходимо нажать кнопку «Применить», чтобы изменения вступили в силу.

Для настройки ограничений используется специальный регистр настроек. Удобнее открывать его прямо из карточки вида документа через раздел «Настройки обработки — Правила обработки».

Там для каждого действия доступна кнопка «Настройка перенаправления задач».

После открытия настройки администратор может указать:

• подразделение;

• роль;

• рабочую группу;

• конкретного сотрудника.

Например, можно запретить определённому сотруднику перенаправлять задачи всем пользователям системы или разрешить перенаправление только руководителю подразделения.

Теперь при попытке перенаправить задачу пользователь увидит сообщение о запрете перенаправления.

В крупной компании сотрудники юридического отдела начали постоянно перенаправлять друг другу задачи по согласованию договоров. Из-за этого документы могли неделями переходить от одного юриста к другому, а определить ответственного сотрудника становилось сложно. Полностью отключить механизм перенаправления задач компания не могла, поэтому было принято решение запретить юристам перенаправлять задачи по действию «Правовая экспертиза».

После настройки ограничения сотрудники больше не смогли передавать задачи друг другу.

Благодаря этому удалось сократить количество «зависших» согласований и упростить контроль ответственных исполнителей.

В бухгалтерии компании сотрудники перенаправляли друг другу задачи на согласование счетов и закрывающих документов. В результате некоторые документы обрабатывались с большой задержкой, потому что задачи постоянно переходили между бухгалтерами. Руководитель отдела решил запретить перенаправление задач для бухгалтеров.

После настройки ограничения стало проще контролировать сроки исполнения документов и ответственность сотрудников.

В результате сотрудники перестали массово передавать задачи друг другу, а сроки обработки документов стали более предсказуемыми.

Ограничить перенаправление задач в 1С:Документооборот можно разными способами. Можно полностью отключить механизм перенаправления, использовать правила коммуникации или применять дополнительные инструменты для более гибкой настройки.

Главное — понимать, какую задачу необходимо решить в конкретном процессе. В одних случаях достаточно типового функционала, а в других удобнее использовать более простые и наглядные механизмы настройки ограничений.

Перенаправление задач — полезный инструмент, если использовать его осознанно и в рамках выстроенных процессов компании.