Когда можно законно использовать ПЭП в 1С:Документооборот

В этой статье рассмотрим использование ПЭП именно во внутреннем документообороте.

ПЭП можно применять для служебных форм, уведомлений и согласования документов. Например:

• приказов по административно-хозяйственным вопросам;

• служебных записок;

• протоколов совещаний;

• других документов, для которых организация установила использование ПЭП.

Чтобы заранее определить подходящий вид электронной подписи, в организации можно разработать Реестр видов документов. Для каждого вида или разновидности документа в нём указывается, какой вид электронной подписи используется.

Сначала нужно проверить, допускается ли электронная форма документа. Если документ требуется оформить на бумаге, выбор электронной подписи эту обязанность не отменяет. Например, приказ об увольнении исключён из общего порядка кадрового электронного документооборота по статьям 22.1–22.3 ТК РФ. Его нельзя заменить электронным оригиналом только потому, что в организации используется ПЭП или КЭП.

Для дистанционных работников предусмотрен особый порядок ознакомления с приказом об увольнении: при ознакомлении в электронной форме работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направить надлежащим образом оформленную бумажную копию заказным письмом с уведомлением.

Если электронная форма допустима, следующий вопрос — какой вид подписи требуется. Например, электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. ПЭП для его подписания не подходит.

Для отчётности, участия в торгах и регистрации прав на недвижимость действуют специальные требования к электронной подписи. Перед использованием ПЭП нужно проверить требования законодательства и соответствующей информационной системы. Для подписания документов, содержащих государственную тайну, использование ПЭП запрещено.

Отдельно нужно учитывать кадровые документы. При подписании работником через информационную систему работодателя ряда кадровых документов требуется усиленная электронная подпись. В частности, это касается:

• трудового договора;

• заявления об увольнении и отзыва такого заявления;

• согласия на перевод;

• договора о материальной ответственности;

• ученического договора и изменений к нему.

Для таких документов применяются другие способы подписания в соответствии с требованиями трудового законодательства.

После того как правила использования ПЭП определены, процесс можно перенести в 1С:Документооборот.

При согласовании документа или выполнении задачи ознакомления система фиксирует действие пользователя.

Отметка о подписании ПЭП отображается в соответствующем листе.

Таким образом, результат действия пользователя фиксируется непосредственно в карточке и истории работы с документом, а не остаётся только в электронной переписке.

Подробнее о настройках маршрутов читайте в статье «Настройка процесса согласования в 1С:Документооборот 3.0.17.36 и его особенности».

Внешний вид штампа при вставке в документ можно корректировать начиная с версии 1С:Документооборот 3.0.17. Это позволяет настроить отображение подписи в едином стиле для сотрудников системы.

Вернёмся к служебной записке из начала статьи. Сотрудник подготовил её на закупку оборудования. Руководителю подразделения нужно согласовать закупку, а сотрудникам, которых касается решение, — ознакомиться с документом. Посмотрим, как в каждом варианте сохраняется подтверждение этих действий.

Сотрудник отправляет служебную записку руководителю по электронной почте. Руководитель отвечает, что согласовал документ. Затем сотрудник пересылает его следующим участникам.

Если через несколько месяцев понадобится проверить историю, придётся искать письмо руководителя и другие сообщения, связанные с этим документом.

Прежде чем использовать ПЭП для этой служебной записки, организация проверяет допустимость её применения и закрепляет правила электронного взаимодействия. Если основанием служит соглашение участников, в нём определяют, как устанавливается подписант и как обеспечивается конфиденциальность ключа ПЭП. Только после этого настраивают процесс в системе.

Сотрудник создаёт служебную записку в 1С:Документооборот и запускает согласование. Руководитель согласует документ, после чего сотрудники получают задачи на ознакомление в соответствии с настроенным маршрутом. Результаты действий фиксируются в системе с использованием ПЭП. Историю можно посмотреть в листах согласования и ознакомления.

В итоге не нужно отдельно собирать письма и вручную переносить результаты в таблицу. Вся информация о прохождении документа остаётся в системе.

При этом ПЭП не заменяет усиленную электронную подпись там, где законодательство или правила конкретного электронного взаимодействия требуют именно её.

ПЭП может заменить собственноручную подпись, когда это допускается законодательством или соглашением участников электронного взаимодействия и соблюдены установленные условия. Внутренний приказ и реестр видов документов помогают закрепить порядок работы, но не отменяют специальных требований к форме документа и виду подписи.

Поэтому перед настройкой процесса в 1С:Документооборот нужно проверить, можно ли оформить документ электронно, кто его подписывает и какая подпись требуется. Если допустима ПЭП, необходимо определить правила установления подписанта и сохранения конфиденциальности ключа. Отметки в системе показывают результаты действий сотрудников, а юридическая значимость этих действий зависит от соблюдения соответствующих требований.