Как предоставить доступ к документу в 1С:Документооборот и посмотреть, у кого есть доступ

При работе в 1С:Документооборот права доступа к документам чаще всего назначаются автоматически. Система сама предоставляет доступ сотрудникам, которые участвуют в работе с документом: получают задачи, согласовывают его, работают в связанных проектах или мероприятиях.

Однако иногда возникает необходимость предоставить доступ к документу конкретному сотруднику вручную. В этой статье рассмотрим, как это сделать, где посмотреть пользователей, имеющих доступ к документу, и почему вкладка «Доступ» может отображать не всех участников.

Как автоматически назначается доступ к документу

Как предоставить сотруднику доступ через задачу ознакомления

Как посмотреть пользователей на вкладке «Доступ»

Почему вкладка «Доступ» показывает не всех пользователей

Где посмотреть полный список пользователей, имеющих доступ к документу

Для всех документов действует принцип автоматического назначения прав доступа всем пользователям, которые каким-либо образом связаны с документом. Например, доступ автоматически получают сотрудники, которые:

• получили задачу по документу;
• получили письмо с документом;
• являются участниками мероприятия, где документ используется как предмет;
• участвуют в проекте, связанном с документом (если это предусмотрено настройками системы).

В большинстве случаев дополнительных действий для предоставления доступа выполнять не требуется.

Если необходимо предоставить доступ к документу конкретному сотруднику, проще всего отправить ему документ на ознакомление.

Для этого можно воспользоваться одним из способов:

• в карточке документа нажать кнопку Отправить

• в списке Документы нажать кнопку Отправить.

В открывшемся окне при отправке на ознакомление нужно выбрать вариант Задачу на ознакомление — Перейти к отправке;

Откроется форма Новая задача (Ознакомление), где нужно указать ознакомляемого, при необходимости срок и другие реквизиты. После заполнения реквизитов карточки задачи следует нажать на кнопку Направить на ознакомление.

Таким образом, сотрудник, получивший задачу ознакомления или поручения, автоматически получает доступ к документу.

В карточке документа на вкладке Доступ отображается список сотрудников, которым предоставлен доступ к документу.

Если у пользователя есть права на изменение документа и редактирование рабочей группы, он может самостоятельно добавлять дополнительных участников на эту вкладку.

Важно учитывать, что вкладка «Доступ» в карточке документа не всегда показывает всех пользователей, которые могут открыть документ.

В системе 1С:Документооборот доступ может предоставляться автоматически, например:

• В рамках обработки документа (при назначении участникам задач по документу: ознакомление, поручение, согласование и др.).

• При отправке задач вне процесса обработки (например, вручную отправленные задачи «Ознакомление», «Поручение»).

• Через участие в проекте или мероприятии, связанном с документом (при соответствующих настройках доступа).

• Через административные права (локальные администраторы, администраторы системы).

• Через настроенные права доступа (по категориям, видам документов, правилам обработки и другим настройкам прав).

Ещё → Документ → Права доступа.

Именно в этом разделе отображается полный список пользователей с учетом всех механизмов назначения прав, включая автоматические правила и административные полномочия.

Поэтому отсутствие пользователя на вкладке «Доступ» не всегда означает, что у него нет доступа к документу.